Tipps & Tricks 29.10.2020, 08:00 Uhr

Outlook: E-Mail-Adressen aus einem Posteingangs-Ordner exportieren

Sie haben in einem Outlook- oder Thunderbird-Ordner Mails von Ihren Vereinskollegen versammelt. Nun suchen Sie nach einer Möglichkeit, aus diesem Ordner alle Mailadressen zu exportieren.
In Microsoft-Outlook erledigen Sie dies mittels eingebauter Export-Funktion. Öffnen Sie den Posteingang und klicken Sie den betroffenen Ordner an. Gehen Sie zu Datei/Öffnen und Exportieren/Importieren/Exportieren.
Hier finden Sie die Export-Funktion
Quelle: PCtipp.ch
Wählen Sie die Option In Datei exportieren und klicken Sie auf Weiter. Bei Zu erstellender Dateityp verwenden Sie Durch Trennzeichen getrennte Werte. Klicken Sie auf Weiter.
Screenshot Outlook-Export
Da kein Dateityp für Excel-Export mehr vorhanden ist, verwenden Sie «Durch Trennzeichen getrennte Werte» (was eine CSV-Datei schreiben wird)
Quelle: PCtipp.ch
Der zuvor markierte Ordner ist schon vorgeschlagen. Klicken Sie daher auf Weiter. Bei Exportierte Datei speichern unter schauen Sie, wohin und unter welchem Dateinamen (meist Mappe1.csv) Outlook die Datei schreiben will. Passen Sie bei Bedarf via Durchsuchen den Pfad an. Auch den Dateinamen können Sie ändern; lassen Sie aber die Endung .csv intakt.
Screenshot Outlook-Exportvorgang
Lassen Sie Outlook den Ordner als CSV-Datei speichern
Quelle: PCtipp.ch
Klicken Sie auf Weiter. Anschliessend gehts zu Fertig stellen. Die Datei wird nun im CSV-Format am gewählten Ort gespeichert.
Das war erst die Vorbereitung. Outlook schreibt nämlich eine echte CSV-Datei, in welcher auch tatsächlich das Komma als Listentrennzeichen benutzt wird. Falls Sie Excel auf einem System mit standardmässigen Schweizer Regions- und Formateinstellungen laufen haben, wird Excel jetzt noch nichts damit anfangen können. Ändern Sie daher vorübergehend das Listentrennzeichen von Strichpunkt zu Komma. Wie das geht, lesen Sie hier. Ist das getan, öffnen Sie die Datei in Excel.
Sie finden jetzt die E-Mails in tabellarischer Form. Ungefähr die zweite Spalte heisst «Von: (Name)» und die dritte heisst «Von: (Adresse)». Es dürften diese zwei Spalten sein, die Sie wollen. Alle anderen Spalten und allfällige Leerzeilen können Sie jetzt löschen.
Nun bleibt noch, die mehrfach vorhandenen Adressen auszufiltern. Gehen Sie zu Daten/Sortieren und greifen Sie zu Nach Von: (Adresse). Sie könnten natürlich die überzähligen Zeilen manuell löschen; jetzt – nach dem Sortieren – sehen Sie jene ja auf einen Blick. Aber das kann Excel für Sie erledigen. Im Reiter Daten benutzen Sie bei den Datentools den Befehl Duplikate entfernen. Wählen Sie das Feld, das kein Duplikat haben darf; das dürfte die Mailadresse sein. Schon haben Sie alle Mailadressen mit zugehörigen Namen versammelt.
Die Mailadressen sind in Excel angekommen und Sie haben die Duplikate entfernt
Quelle: PCtipp.ch
Vergessen Sie nicht, in den Windows-Einstellungen Ihr Listentrennzeichen wieder zum Strichpunkt zurück zu ändern, falls Sie das vorhin umstellen mussten.
Und in Mozilla Thunderbird? Hier müssen Sie einen anderen Ansatz wählen, weil dieser keinen Mail-Export ins CSV-Format unterstützt.
Hinweis (30.10.2020): Die nachfolgend erwähnte Erweiterung EMail Address Crawler funktioniert in aktuellen Thunderbird-Versionen nicht mehr. Wir suchen kostenlosen Ersatz. Oder kennen Sie einen? Kommentieren Sie im Forum!
(Veraltet: Wenn es Ihnen bloss darum geht, die Mailadressen ins Adressbuch aufzunehmen, versuchen Sie es mit dem kostenlosen Thunderbird-Add-on EMail Address Crawler. Nach der Installation des Add-ons bietet jenes beim Rechtsklick auf einen Mail-Ordner einen Befehl zum Extrahieren der Mailadressen, um sie z.B. in ein Adressbuch zu schreiben. Hinweis: Die Redaktion hat dieses Add-on nicht getestet.)
(Ursprung: 30.08.2004, Update auf aktuelle Outlook-Version: 29.10.2020)


Kommentare

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crimle
30.10.2020
Das Thunderbird-Add-on EMail Address Crawler ist nicht mit der aktuellen Thudebird-Version kompatibel. Die letzte veröffentlichte Version ist offenbar uralt (September 2010). Das Thema «Import/Export» ist bei Thunderbird nicht wirklich befriedigend. Grundsätzlich käme Thunderbird zurecht mit CSV-Dateien. Aber es scheint so viele CSV-Versionen zu geben wie es Sand am Meer hat.

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Gaby Salvisberg
30.10.2020
Hallo crimle Danke für den Input! Was du schreibt, stimmt völlig. Ich hätte meine Brille putzen sollen, denn das "Sept 7 2010" auf der Add-on-Seite habe ich für ein "2020" gehalten :-(. Ach, wie ärgerlich. Ich habe nur kommerzielle Tools gefunden, die kostenlose Demos für Export von 10 oder 25 Adressen aus Thunderbird (oder aus Mbox-Files) anbieten. [edit]Eine Variante wäre vielleicht, ein Outlook einzurichten, diesem via IMAP die betroffenen Mails zugänglich zu machen und anschliessend laut Beschreibung im Artikel wieder zu exportieren. Hier ist aber unklar, ob das mit kostenlosen Versionen von Outlook auch klappt. Es gäbe noch den nerdigen Ansatz: Windows Subsystem für Linux und anschliessend aus dem Microsoft Store Ubuntu installieren, wodurch man unter Windows eine Linux-Bash mit all den leckeren Linux-Befehlen bekommt. Nun die betroffenen Mails als *.eml-Files aus Thunderbird heraus in einen Windows-Ordner speichern. Dann ungefähr so etwas: https://stackoverflow.com/questions/53802027/collect-senders-email-addresses-from-specific-folder-at-thunderbird Das klingt eigentlich super; und ich habe die Bash und den Zugriff auf den Ordner mit den Testfiles. Aber damit schreibt es mir ein leeres .csv-File :cry:: [CODE]find . -type f -exec cat {} \; | nl | grep "From" | grep -o '[[:alnum:]+\.\_\-]*@[[:alnum:]+\.\_\-]*' | uniq -ui | sort > collected-emails.csv[/CODE] Ein klein wenig komme ich in der Linux-Konsole schon zurecht, aber hier sehe ich nicht, wo der Fehler liegt. Oder dann gäbe es hier ein Skript (das man in der Bash mit sudo chmod +x Eml2csv.sh ausführbar machen kann). Da wirft es mir aber beim anschliessenden Ausführen auch Fehler aus. Herzliche Grüsse Gaby