Gedruckte Briefe auf Papier machen mehr Eindruck als E-Mails oder gar SMS-Nachrichten. Meistens öffnet Ihnen ein anständig gestaltetes Schreiben Türen – sei es bei einer Bewerbung um eine Arbeitsstelle, seien es Begleitbriefe zu Unterlagen oder sei es Korrespondenz mit Ämtern und Banken.

Für Anwender mit wenig Zeit geben wir gleich zu Beginn Tipps, wie Sie an fertige Word-Briefvorlagen kommen. Die können Sie ganz einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ausserdem lesen Sie, wie Sie Ihre persönliche Briefvorlage in Word Schritt für Schritt selbst erstellen.

Hinweis: Wir verwenden in diesem Artikel als Beispiel Word 2007. Das Vorgehen in Word 2010 ist sehr ähnlich und auch in Word 2003 finden Sie die meisten der erwähnten Optionen.

Auf der nächsten Seite: So kommen Sie zu fixfertigen Vorlagen

Sie gehören zu den Eiligen: Wir könnten Sie jetzt schnurstracks zur Vorlagenfundgrube Nummer eins schicken, zur Microsoft Office Vorlagensammlung. Sie hat aber einen Nachteil: Einige der Vorlagen sind zwar brauchbar, aber viele halten sich nicht an das, was der Kaufmännische Verband (KV) vorschreibt. Deshalb haben wir hier vier Beispielvorlagen bereitgestellt, die Sie nur noch Ihren Bedürfnissen anpassen müssen. Diese entsprechen mitsamt Rändern und Abständen den Idealmassen eines professionellen Briefs.

Im Kaufmännischen Verband der Schweiz organisieren sich Büro- und Verkaufsangestellte. Der Verband bietet auf seiner Webseite ein PDF, das die Idealmasse professioneller Briefe aufzeigt. Wir haben diese in unseren Vorlagen berücksichtigt, Screen 1.

Laden Sie auf dieser Seite die Datei PCtippPerfekteBriefvorlagen.zip herunter. Entpacken Sie diese. Nun erhalten Sie vier Vorlagendateien, die sich übrigens auch mit Office 2003 verwenden lassen.

Mehr über die Briefvorlagen: auf der nächsten Seite

1. PCtippBriefAdresseLinks.dot: Brief für Fenstercouverts, Adresse links

2. PCtippBriefAdresseRechts.dot: Brief für Fenstercouverts, Adresse rechts

3. PCtippBriefPlusC5Couvert.dot: Brief mit zusätzlicher Vorlage für Couvert im C5-Format

4. PCtippBriefPlusC6-5Couvert.dot: Brief mit zusätzlicher Vorlage für Couvert im C6/5-Format

Kopieren Sie diese Dateien in Ihren Word-Vorlagenordner. Wo dieser liegt, finden Sie so heraus: Klicken Sie in Word oben links auf den Office-Knopf bzw. auf das Datei-Menü und öffnen Sie die Word-Optionen. Besuchen Sie im linken Fensterteil den Bereich Erweitert.

Scrollen Sie jetzt ganz hinunter bis zum Bereich «Allgemein». Nach dem Klick auf den Knopf Dateispeicherorte erscheint der Pfad von «Benutzervorlagen», Screen 2.

Auf der nächsten Seite: Vorlagen optimieren

Vorlagen optimieren

Passen Sie die Vorlage jetzt Ihren Wünschen an. Öffnen Sie diese aus Microsoft Word heraus: Gehen Sie zur Option Office-Knopf/Öffnen bzw. zum Menü Datei/Öffnen. Wählen Sie beim Dateityp Alle Word-Vorlagen. Falls Word nicht automatisch Ihren Vorlagenordner öffnet, navigieren Sie zu dem Vorlagenordner, dessen Pfad Sie vorhin per Dateispeicherorte nachgeschaut haben. Öffnen Sie danach die Vorlagendatei.

Ersetzen Sie im Brief die Beispieladresse in der ganzen Vorlage durch Ihre richtige Adresse. Passen Sie den Namen in der Grussformel und den Ort neben dem Datumsfeld an. Die Daten in der Kopf- und Fusszeile bearbeiten Sie nach einem Doppelklick darauf. In der Kopfzeile mit Ihrer Adresse fügen Sie je nach Wunsch noch ein Logo ein, ergänzen die Faxnummer, verwenden verschiedene Zierelemente oder was Sie dort sonst gerne zeigen würden. Speichern Sie zum Schluss die Vorlage. Jetzt können Sie diese jederzeit nutzen.

Auf der nächsten Seite: So verwenden Sie die Briefvorlage

So verwenden Sie die Briefvorlage

Falls Sie Ihre neue Briefvorlage noch nicht in Ihren Vorlagenordner kopiert haben, holen Sie das nach. Ab sofort erstellen Sie Ihre Briefe so: Klicken Sie oben links zuerst auf den Office-Knopf respektive auf das Datei-Menü und gehen Sie zu Neu. In der linken Spalte greifen Sie zum Punkt Meine Vorlagen. Im neuen Fenster wählen Sie den Namen der gewünschten Vorlage und bestätigen mit OK. Verwenden Sie die Vorlagen, die Sie von unserer Webseite heruntergeladen haben, enthalten diese für Empfängeradresse, Betreff etc. schon entsprechende Felder. Sie brauchen bloss die Taste F11 zu drücken und landen im ersten Feld. Tippen Sie dort die Adresse ein und springen Sie jeweils mit F11 zum nächsten Element. Irgendwann landen Sie auch beim Datum. Das lassen Sie so, wie es ist, und drücken nochmals F11. Nach dem Speichern des Briefs erscheint das Datum automatisch.

Auf der nächsten Seite kümmern wir uns darum, wie Sie eigene Vorlagen gestalten

Eigene Vorlagen gestalten

Sind Sie neugierig, wie wir unsere Briefvorlagen erstellt haben? So können Sie das selbst tun: Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument. Blenden Sie im Reiter Start die nicht druckbaren Zeichen ein, während Sie die Vorlage erstellen, Screen 3 A. Damit sind Sie im Bilde über allenfalls vorhandene Tabulatorsprünge und Absatzmarken.

Auf der nächsten Seite: Sprache festlegen

Sprache festlegen: Wechseln Sie im Reiter Ansicht zu Seitenlayout. Markieren Sie das ganze
Dokument mit Ctrl+A, wechseln Sie nun in das Register Überprüfen und klicken Sie danach auf das Symbol Sprache festlegen, Screen 4 A.

Schnappen Sie sich unter «Ausgewählten Text markieren als» den Eintrag Deutsch (Schweiz). Falls Sie gerne eine Rechtschreibprüfung hätten, entfernen Sie das Häkchen bei «Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen». Wenn Sie sichergehen wollen, dass Word bei neuen Dokumenten dieselben Einstellungen verwendet, klicken Sie auf die Schaltfläche Standard. Bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja. Per OK übernehmen Sie die Einstellungen und schliessen die Dialogbox.

Auf der nächsten Seite: Seitenränder bearbeiten

Seitenränder: Öffnen Sie in Word Seitenlayout/Seitenränder. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Seitenränder. Der Kaufmännische Verband der Schweiz empfiehlt einen oberen Seitenrand von 3,8 cm. Darin darf sich eine Kopfzeile mit Ihren Adressangaben oder Ihrem Logo befinden.

Beim unteren Seitenrand gehen Sie von 3 cm aus; er darf in der Fusszeile ebenfalls weitere Elemente enthalten (etwa die Telefonnummern oder Webadressen). Setzen Sie den linken Seitenrand auf mindestens 2,6 bis maximal 3 cm. Damit rückt etwa eine links angeordnete Empfängeradresse garantiert ins Couvertfenster.

Dem rechten Seitenrand verpassen Sie mindestens 1,5 cm und höchstens 2 cm. Wir haben die Ränder in unseren Beispielvorlagen so schmal wie möglich gewählt. Das gibt etwas mehr Platz fürs Wesentliche: den Brieftext.

Tipp: Haben Sie einen Drucker mit mehreren Schächten und halten Sie Ihr Briefpapier immer im selben Schacht bereit? Dann wechseln Sie bei dieser Gelegenheit zum Reiter Format, Screen 5. Wählen Sie bei «Papierzufuhr» den richtigen Schacht für die erste und die restlichen Seiten aus. Übernehmen Sie die Einstellungen mit O.

Auf der nächsten Seite: Schrift wählen

Schrift wählen: Markieren Sie das ganze Dokument mit Ctrl+A. Wählen Sie im Reiter Start Ihre bevorzugte Korrespondenzschrift. Wir greifen in unserem Beispiel zu Franklin Gothic Book in der Schriftgrösse 11.

Wenn Sie Ihre Hausschrift in allen Dokumenten verwenden wollen, werfen Sie einen Blick in den Bereich «Formatvorlagen». Klicken Sie mit Rechts auf Standard und gehen Sie zu Ändern. Stellen Sie die Schriftart wie gewünscht ein. Aktivieren Sie «Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente». Klicken Sie auf OK.

Auf der nächsten Seite: Kopf- und Fusszeile

Kopf- und Fusszeilen: Doppelklicken Sie in den oberen Seitenrand. Fügen Sie hier Ihre Absenderadresse ein, falls gewünscht auch Ihr Logo, Ihre Telefonnummer oder Ihre Mailadresse, Screen 6. In den verfügbaren 38 mm dürfen Sie sich mit Logos und Zierschriften austoben. Als Gestaltungshilfe sind bereits ein zentrierter und ein rechtsbündiger Tabulator gesetzt. Um diese zu ändern oder zu löschen, markieren Sie den Kopfzeileninhalt mit Ctrl+A. Entfernen Sie allenfalls den zentrierten Tabulator, indem Sie ihn per Maus aus der Leiste spedieren. Falls Sie den rechtsbündigen Tabulator verwenden, ziehen Sie ihn ganz zum rechten Rand.

Scrollen Sie jetzt nach unten zur Fusszeile. Gestalten Sie auch diese, sofern Sie zum Beispiel Ihre Webseite oder Seitenzahlen angeben wollen. Wählen Sie Kopf- und Fusszeile schliessen.

Auf der nächsten Seite: mehr Infos zum Adressfeld

Adressfeld: Der Rest des Briefkopfs mit all seinen Abständen grenzt an höhere Bürowissenschaft: Von oben gemessen, fängt die Empfängeradresse nach 5,2 cm an. So passt sie ins Couvertfenster.

Bei der Gestaltung des Briefkopfs gibt es aber noch mehr zu beachten: Die Adresse darf beim Verfassen des Briefs nicht nach unten verrutschen, soll aber auch mal ein oder zwei Zeilen länger sein dürfen. Ausserdem wollen wir die korrekten KV-konformen Zeilenschaltungen verwenden.

Natürlich könnten Sie die geforderten mehrzeiligen Abstände mithilfe von Absatzformatierungen («Abstand vorher 3 Zeilen») lösen. Das birgt allerdings das Risiko, dass später beim Einfügen der Empfängeradresse die falschen Zeilen gelöscht werden, womit auch die Abstände durcheinanderkämen. Eine sichere Alternative ist eine Tabelle. Erstellen Sie per Einfügen eine einspaltige und vier Zellen hohe Tabelle.

Der obersten Zelle verpassen Sie via Rechtsklick und Tabelleneigenschaften/Zeile eine Höhe von 1,4 cm. Das ergibt mit dem 3,8 cm breiten oberen Rand die 5,2 cm. Die zweite Zelle wird das Adressfeld. Fügen Sie drei bis vier Beispielzeilen ein (Anrede, Vorname Name etc.).

Tipp: Ein paar Formatierungen gehören definitiv ins Reich der Vergangenheit. Die Schweizer Post sortiert die Briefe maschinell; gestalten Sie deshalb die Empfängeradresse so, dass sie für die Postmaschinen lesbar bleibt. Verwenden Sie keine Zierschriften und auch keine Fett- oder Kursivschrift. In der Adresse ebenso veraltet sind Leerzeilen, Unterstreichungen oder gesperrte Schrift (grösserer Buchstabenabstand).

Im nächsten Teil unserer Serie (morgen, 26. 1. 2011) halten wir 10 weitere Tipps für Ihre perfekte Word-Vorlage bereit.