Office nach Mass
20.04.2021, 11:00 Uhr
Alles rund um (Format-)Vorlagen in Word, Excel und PowerPoint
Für jedes Office-Programm gibt es Standardeinstellungen, die auf jedes neue Dokument angewendet werden. Wir zeigen, wie man diese Einstellungen in Word, PowerPoint, Excel und Outlook individuell anpassen kann.
(Quelle: PCtipp.ch)
Schriftart «Calibri», Schriftgrösse 11. Das ist die Einstellung in Word, Excel und Outlook, wenn Sie die Programme öffnen und einfach losschreiben. Wer schon länger mit Microsofts Office arbeitet, mag sich vielleicht noch erinnern, dass die Standardschrift früher mal «Arial» war. Doch solche Änderungen sind selten und so sehen denn alle Dokumente sehr ähnlich aus und sind als Produkte der Office-Suite erkennbar.
Das muss nicht sein. Microsoft 365 macht es möglich, die Standardeinstellungen nach Belieben zu verändern. Allerdings sind diese Funktionen sehr gut versteckt und nicht jedes der Programme bietet gleich viel Möglichkeiten an, um die sogenannten Standardvorlagen umzugestalten.
Zuerst zeigen wir Ihnen, wie Sie überhaupt Zugang zum Speicherort solcher Vorlagen erhalten. Danach beschreiben wir das Vorgehen für Word, PowerPoint, Excel und Outlook, denn jedes der Programme verlangt ein unterschiedliches Vorgehen. Zu jedem geben wir Ihnen noch einen Bonus-Tipp mit auf den Weg und ein paar zusätzliche Tricks. Sie können aber nicht nur Dokumente, sondern auch das Aussehen der ganzen Microsoft-365-Umgebung an Ihren Geschmack anpassen. Wie das geht, erfahren Sie im Teil 7 auf der letzten Seite.
Zugang zum Speicherort
Unter Windows ist der Zugang zu den Programmdateien – dort, wo sich unter anderem die Standardvorlagen befinden – zwar erlaubt, aber nicht vorgesehen. Deshalb werden diese Ordner und Dateien versteckt.
Bevor also irgendetwas verändert werden kann, müssen Sie dieses Versteck finden und zugänglich machen. Dazu öffnen Sie den Datei-Explorer und rufen das Laufwerk auf, auf dem Windows installiert ist (in der Regel Laufwerk C). Dort wählen Sie den Ordner Benutzer und darin den Ordner mit Ihrem
Benutzernamen, Bild 1.
Benutzernamen, Bild 1.
Bild 1: Zuerst machen Sie den Ordner für die Standardvorlagen sichtbar
Quelle: PCtipp.ch
Word
Jedes Mal, wenn Sie in Word ein neues Dokument anlegen, greift das Schreibprogramm auf die Einstellungen der Standardvorlage zurück. Die Standardvorlage in Word nennt sich normal.dotx oder normal.dotm (falls die Vorlage Makros enthält). Sie finden diese am einfachsten, wenn Sie im Datei-Explorer das Laufwerk auswählen, auf dem Microsoft 365 installiert ist – in der Regel ist es das Laufwerk C.
Navigieren Sie nun wie folgt: Benutzer\[Nutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. In diesem Ordner sehen Sie jetzt die Datei normal.dotx (bzw. normal.dotm). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, um das Kontextmenü aufzurufen, und mit der linken Maustaste auf Öffnen.
Die Datei wird wie ein ganz normales Dokument in Word angezeigt. Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen vor, zum Beispiel Schriftart und -grösse, oder wählen und bearbeiten Sie die Formatvorlagen. Sie können auch Text eingeben (zum Beispiel Ihre Adresse), Fussnoten einfügen oder die Seitenränder anpassen. Selbst Grundeinstellungen wie Papiergrösse und Ausrichtung können bereits hier hinterlegt werden.
Wenn Sie mit allen Einstellungen zufrieden sind, speichern Sie die Datei mit einem Klick auf Datei und auf den Menüpunkt Speichern links im Menü. Danach schliessen Sie das Programm. Von jetzt an wird jedes Dokument mit dieser neu gestalteten Vorlage geöffnet.
Bonus-Tipp
Möchten Sie wieder zur ursprünglichen, von Microsoft vorgegebenen Vorlage zurückkehren? Dann schliessen Sie zuerst alle geöffneten Word-Dokumente und öffnen Sie den Datei-Explorer. Navigieren Sie wieder zum Speicherort der Datei normal.dotx (siehe oben). Löschen Sie die Datei.
Beim nächsten Starten von Word wird die Standardvorlage automatisch wieder angelegt und an diesem Ort gespeichert. Sie werden beim nächsten Öffnen eines Word-Dokuments feststellen, dass die Schriftart wieder «Calibri» in der Grösse 11 ist.
PowerPoint
Für PowerPoint gibt es keine Standarddatei wie die normal.dotx von Word. Aber es hat dafür eine Unmenge an Designvorlagen, die Ihnen bereits beim Aufstarten des Programms angezeigt werden und Sie können auch eigene Designs erstellen sowie sichern. Alle diese Einstellungen machen Sie im Reiter Entwurf, in dem Sie die Designs auch abspeichern können. Eine ausführliche Anleitung dazu lesen Sie im PCtipp 12/2020 ab Seite 36 oder – für Abonnenten – unter dem Link go.pctipp.ch/2557.
Selbst erstellte Vorlagen finden Sie nach dem Aufstarten auf der Startseite von PowerPoint, wenn Sie im Bereich der Designs auf Persönlich klicken. Wenn Sie ein Design zur Standardvorlage machen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in PowerPoint oben im Menü auf Datei und wählen Sie links im Menü Speichern unter, Bild 2 A. Geben Sie der Datei den Namen Blank B und speichern Sie das Dokument als Vorlage ab, indem Sie unterhalb des Dateinamens den Eintrag PowerPoint-Vorlage (*.potx) auswählen C.
Klicken Sie direkt unterhalb auf Mehr Optionen D. Suchen Sie im neu geöffneten Fenster Speichern unter das Laufwerk C und navigieren Sie wie folgt: C:\Benutzer\[Ihr Benutzername]\AppData\Roaming\Templates. Nun speichern Sie die Datei in diesem Ordner.
Bild 2: In PowerPoint legen Sie eine eigene Standardvorlage an
Quelle: PCtipp.ch
Wenn Sie das nächste Mal eine neue Präsentation öffnen, sehen Sie auf der Startseite von PowerPoint links neben dem Eintrag Leere Präsentation die von Ihnen gespeicherte Vorlage, die mit dem Namen Default Theme angeschrieben ist, Bild 3.
Bild 3: Die gespeicherte Vorlage nennt sich Default Theme
Quelle: PCtipp.ch
Bonus-Tipp
Im gleichen Ordner können Sie auch weitere Vorlagen speichern; diesmal unter einem beliebigen Namen. Diese Vorlagen werden ebenfalls direkt auf der Startseite von PowerPoint neben den Standardvorlagen angezeigt.
Excel
Excel ist primär ein Programm für die Tabellenkalkulation und bietet deshalb deutlich weniger Gestaltungsmöglichkeiten als Word und PowerPoint. Das mag mit ein Grund sein, warum es für Excel keine Möglichkeit gibt, eine Standardvorlage abzuspeichern. Sie können aber immerhin festlegen, welche Schrift in den Feldern verwendet werden soll.
Klicken Sie zuerst auf den Menüpunkt Datei und links im Menü auf Optionen. Das Fenster Excel-Optionen wird im Bereich Allgemein geöffnet, Bild 4 A. Scrollen Sie jetzt runter zum Titel Beim Erstellen von Arbeitsmappen B und wählen Sie bei Diese Schriftart als Standard-Schriftart verwenden aus dem Menü die gewünschte Schriftart aus C. Schliessen Sie die Eingabe mit einem Klick auf OK D ab. Diese Veränderung wird erst aktiv, wenn Sie Excel das nächste Mal starten.
Bild 4: In Excel können Sie nur die Standardschriftart festlegen
Quelle: PCtipp.ch
Bonus-Tipps
Sie können am selben Ort auch
- die Schriftgrösse anpassen E
- oder festlegen, wie viele Arbeitsmappen beim Start von Excel geöffnet werden sollen F.
Outlook
In Outlook ist die wichtigste Voreinstellung die Signatur. Sie enthält – wie früher das Briefpapier – die wichtigsten Informationen, die der Absender mit jeder Konversation mitgeben möchte. Während das früher nur die Postadresse war, kommen heute nicht nur die Telefonnummer, sondern oft auch noch die eigene Webseite und diverse Social-Media-Profile dazu. Und viele Leute ergänzen diese Informationen gerne auch noch mit einer gängigen Grussformel wie zum Beispiel «Freundliche Grüsse».
Die E-Mail-Signaturen finden Sie, wenn Sie zuerst auf den Reiter Datei und links im Menü auf Optionen klicken. Damit öffnen Sie das Fenster Outlook-Optionen. Auch hier sehen Sie linkerhand ein Menü. Wählen Sie den Eintrag E-Mail, Bild 5 A, und klicken Sie auf den Button Signaturen B. Im neu geöffneten Fenster Signaturen und Briefpapier greifen Sie nun entweder bei der Option Signatur zum Bearbeiten auswählen zu einer bestehenden Signatur C oder klicken unterhalb der Auswahl auf die Schaltfläche Neu. Geben Sie dann einen Titel ein und klicken Sie auf OK. Nun können Sie den Inhalt der Signatur erfassen und gestalten D. Vergessen Sie nicht, die Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern E zu sichern.
Bild 5: Outlook bietet umfangreiche Optionen zum Erstellen und Verwalten von Signaturen
Quelle: PCtipp.ch
Schliesslich legen Sie noch fest, ob die Signatur nur in neuen Nachrichten oder auch beim Antworten oder Weiterleiten eingefügt werden soll G. Beenden Sie abschliessend das Einrichten der Signatur mit einem Klick auf den Knopf OK H.
Bonus-Tipp
Im Fenster mit den Signatur-Einstellungen finden Sie auch den Reiter Persönliches Briefpapier, Bild 6 A. Hier können Sie ein paar praktische Einstellungen vornehmen, die wenig bekannt sind:
- Wenn Sie E-Mails als HTML-Nachricht verschicken, können Sie für Schriftart, Farbe und andere Merkmale aus verschiedenen vorgegebenen Designs auswählen. Klicken Sie auf den Button Design B und wählen Sie aus den Vorschlägen aus. Unser Tipp: Verzichten Sie auf farbige Hintergründe.
- Um in langen E-Mail-Konversationen den Überblick zu behalten, ist folgende Einstellung praktisch: Wählen Sie beim Beantworten von Nachrichten eine andere Schriftart aus als beim Verfassen von Nachrichten. Dazu tippen Sie auf den Button Schriftart bei Zum Antworten oder Weiterleiten einer Nachricht C.
- Gleich darunter gibts eine weitere nützliche Funktion: Meine Kommentare markieren D. Wenn Sie das Häkchen bei dieser Funktion setzen und dahinter entweder Ihr Kürzel oder Ihren Namen eingeben, wird dies in eckigen Klammern ([…]) eingefügt, sobald Sie beim Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht etwas zum bestehenden Text einer Nachricht hinzufügen. Das ist zum Beispiel besonders nützlich, wenn mehrere Personen auf dieselbe E-Mail antworten.
Bild 6: Gestalten Sie Ihre Mails ganz individuell
Quelle: PCtipp.ch
Microsoft 365
Die Programme von Microsoft 365 (ehemals Office 365) haben alle eine Farbe: Excel ist grün, PowerPoint kommt in einem dunklen Orange, Word in Blau und Outlook in einem helleren Blau daher. Es sind die Farben der Produktelogos, Bild 7.
Bild 7: Die Office-Programme haben alle unterschiedliche Fensterfarben
Quelle: PCtipp.ch
Bild 8: Die Fensterfarben der Programme lassen sich vereinheitlichen
Quelle: PCtipp.ch
Bonus-Tipp
Nebst der Farbe können Sie auch einen Hintergrund auswählen, der in allen Office-Programmen angezeigt wird. Die Einstellung ist gleich oberhalb der Farbauswahl D. Erwarten Sie aber nicht zu viel von dieser Einstellung: Die Muster werden nur sehr diskret rechts oben im Balken angezeigt, Bild 9. Eine etwas grössere Fläche sehen Sie, wenn Sie im Menü auf Datei klicken.
Bild 9: Der Hintergrund in den Office-Programmen ist nur sehr dezent
Quelle: PCtipp.ch
Autor(in)
Beat
Rüdt
20.04.2021
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