Tipps & Tricks 07.05.2015, 10:57 Uhr

Word 2013: Sprungmarken, Dokumentenvergleich, Formatierungen - so gehts!

Microsoft Word hat einen beträchtlichen Funktionsumfang. Allerdings machen sich bei längeren Arbeiten einige Tücken bemerkbar. PCtipp zeigt einige Kniffe, wie die alltägliche Arbeit erleichtert wird.
Microsoft Word ist das meistgenutzte Textverarbeitungsprogramm weltweit. Sein riesiger Funktionsumfang bietet sowohl für den privaten als auch für den beruflichen Einsatz vielerlei Hilfestellungen. PCtipp stellt einige simple Funktionen vor, die im Alltag nützlich sind, aber dennoch nicht jeder kennt.
1. Formatierungen entfernen
Ein bekanntes Problem: In einem längeren Dokument möchte man beispielsweise eine Textstelle aus dem Internet hinzufügen - beispielsweise als Zitat. Durch Copy&Paste ist das zwar schnell erledigt, jedoch bringt das Eingefügte möglicherweise einen Haufen Formatierungen mit. Eine andere Schriftart, fette Buchstaben usw.
Bevor man diese Formatierungen nun alle einzeln im Ribbon-Menü entfernt, markieren Sie besagte Textstelle einfach und drücken Sie Ctrl+Leertaste. Fall erledigt. 
Aber Vorsicht: Benutzen Sie eine Formatvorlage, wird der kopierte Text automatisch mit den Vorgaben versehen, welche Sie in der Formatvorlage definiert haben. Ansonsten wird der kopierte Text mit den Standardwerten von Word versehen.
2. Schnell das aktuelle Datum einfügen
Wenn Sie irgendwo im Lauftext kurz ein Datum einfügen möchten, funktioniert das normalerweise über das Ribbon-Menü. Unter Einfügen, Datum und Uhrzeit öffnet sich ein Untermenü in dem Sie die Formate auswählen können. 
Ist Ihnen das zu umständlich, drücken Sie einfach auf die Tasten Shift+Alt+D. Schon finden Sie an der mit dem Cursor markieren stelle das aktuelle Datum.
3. Die Sprungmarken-Funktion
Ein bekanntes Problem: Man arbeitet an einem grösseren Textdokument arbeitet und ergänzt eine Textstelle um eine gewisse Information. Später stellen Sie fest, dass diese Information doch noch einmal bearbeitet werden muss. Doch auf welcher Seite befand sich die fragliche Textstelle? 
Statt nun das ganze Dokument zu durchsuchen hilft die Sprungmarken-Funktion: Mit der Tastenkombination Shift+F5 springt der Cursor automatisch an die Stelle im Dokument zurück, die als letztes Bearbeitet wurde. Diese Tastenkombination funktioniert bis zu vier mal, springt also Rückwärts durch die letzten vier Textänderungen. Danach springt der Cursor wieder an den Ausgangspunkt zurück.
Lesen Sie auf der nächsten Seite: Um eine Seite verkleinern 

Um eine Seite verkleinern 

4. Um eine Seite verkleinern
Wie ärgerlich! Sie verfassen gerade einen Geschäfts- oder Bewerbungsschreiben und der letzte Satz ist gerade einer zuviel und landet allein auf der zweiten Seite. Gegen dieses Phänomen, im Journalismus sehr unfein Hurenkind genannt, gibt es mehrere Korrekturmöglichkeiten. Zum einen liesse sich der Text kürzen, den Zeilenabstand verringern, die Schriftgrösse verändern und vieles mehr. Das Meiste davon mag die Problematik zwar bekämpfen, sieht aber nicht schön aus. 
Word bringt hier allerdings ein Bordmittel mit: die Funktion um eine Seite verkleinern. Diese Funktion passt das Dokument so an, dass der ganze Text auf eine Seite passt. Dabei wählt die Funktion immer die Korrekturoption aus, die das Dokument optisch am wenigsten verändert. Das Expermentieren entfällt.   Standardmässig ist die nicht im Menüband von Word zu finden, weswegen man Sie etwas umständlich suchen muss.
 
  1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei/Optionen aus
  2. Wählen Sie den Menüpunkt Menüband anpassen aus
  3. Im Dropdown-Feld wählen Sie den Punkt Alle Befehle aus
  4. Je nach dem, ob Sie die Funktion alleinstehend oder als Unterfunktion implementieren möchten, klicken Sie auf Neue Registerkarte oder Neue Gruppe
  5. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen
  6. Nun haben Sie die Option in der Menüleiste. Kehren Sie zu Ihrem Dokument zurück und wählen Sie den Punkt Um eine Seite verkleinern aus. 
Lesen Sie auf der nächsten Seite: häufig genutzte Ordner und eigene Formatvorlage verwenden

 häufig genutzte Ordner und eigene Formatvorlage ...

5. Eigene Formatvorlage verwenden
Es wurde vielenorts bereits bemerkt, dass die eigenen Formatvorlagen nach dem Update auf Office 2013 plötzlich verschwunden sind. Dies ist der zunehmenden Cloud-Orientierung von Word geschuldet. Im neuen Startscreen sind lediglich die Online-Vorlagen zu sehen. Dies kann aber ganz einfach geändert werden.
Gehen Sie dazu unter Datei/Optionen in die Word-Optionen. Anschliessend wählen Sie die Option Speichern (1) aus. Dort sehen Sie den (leeren) Menüpunkt Standardspeicherort für persönliche Vorlagen(2). Legen Sie dort den Speicherort Ihrer Vorlagen fest (zumeist lautet der Standardpfad C:\Users\ihr name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, prüfen Sie das jedoch vorgängig). Wird dieser nun eingetragen und auf OK geklickt, muss Word neugestartet werden.
Nun sehen Sie, dass bei den Vorlagen die Option Benutzerdefiniert aufgetaucht ist. Dort können nun die eigenen Formatvorlagen ausgewählt werden. 
6. Häufig genutzte Ordner
Besonders im Büro sind lange Ordnerpfade häufig anzutreffen. Wenn man beispielsweise seine gesamte Korrespondenz unter \\serverxy\Marketing\FritzMeier\Korrespondenz\KundeA\2015 ablegt, kann häufiges aufrufen schon an den Nerven zerren.
Microsoft hat hier Abhilfe geschaffen. Unter Datei/Öffnen werden die verschiedenen Dateiquellen wie der lokale Rechner, die Cloud oder andere angezeigt. Wenn der betreffende Ordner unter Zuletzt verwendete Ordner angezeigt wird, kann dieser angepinnt werden. Fahren Sie dazu mit dem Maus-Cursor über den Ordner und klicken Sie auf das Stecknadelsymbol auf der rechten Seite. So wird der Ordner ganz oben angeheftet und dessen Inhalt innert zwei Klicks abrufbar.
Lesen Sie auf der nächsten Seite: Dokumente vergleichen und Bearbeitungen einschränken

Dokumente vergleichen und Bearbeitungen ...

7. Dokumente vergleichen
Alltag in Büro: Zur Bearbeitung eines Dokuments kopiert man ein Dokument vom zentralen Server auf die lokale Festplatte. Nach der Bearbeitung speichert man es versehentlich lokal ab. Tage später sieht man zwar das jüngere Aktualisierungsdatum, aber über die detailliert gemachten Änderungen weiss man vielleicht nicht mehr bescheid - zumal das serverseitig gespeicherte Dokument von einem Arbeitskollegen bearbeitet sein worden könnte.
Um dieses Problem zu lösen, bietet Word die Funktion Vergleichen. Klicken Sie dazu im Reiter Überprüfen auf den Punkt Vergleichen (im aufpoppenden Dropdownmenü abermals auf Vergleichen klicken).
Anschliessend wählen Sie die beiden Dokumente aus , die miteinander verglichen werden sollen und klicken Sie auf OK.
Nun werden Ihnen das Originaldokument sowie das zum Vergleich herangezogene Dokument angezeigt. Daneben erscheint ein Fenster namens Überarbeitungen, welches Ihnen en Detail anzeigt, durch welche Änderungen sich die Dokumente unterscheiden. Diese sind jeweils mit einem roten Balken markiert (1). Ebenfalls wird Ihnen oberhalb dieses Fensters die Anzahl Überarbeitungen angezeigt (2). So ist es nun möglich, die Änderungen der Dokumente anzupassen. 
8. Bearbeitungen einschränken
Wenn Sie Ihre Dokumente an einem öffentlich zugänglichen Ort ablegen, kann es sein, dass es von weiteren Personen bearbeitet wird. Oder Sie lassen einen Text beispielsweise gegenlesen, möchten aber nicht, dass die andere Person Änderungen ohne Ihr Einverständnis vornimmt. 
Dies lässt sich mit der Funktion Bearbeitungen einschränken (1) einrichten. Zum einen können  Formatierungen eingeschränkt werden (2). Somit können weder Textteile noch ganze Dokumente formatiert werden. Auch Bearbeitungen können auf Kommentare, Überarbeitungen eingeschränkt oder ganz untersagt werden (3). Wenn Sie die Bearbeitungsrechte individuell verteilen möchten, können Sie das unter dem Menüpunkt Ausnahmen (optional) (4) tun. Damit das Ganze nicht umgangen werden kann, können Sie diese Änderungen zusätzlich mit einem Passwort schützen (5).


Kommentare

Avatar
Klaus Zellweger
08.05.2015
Ein Hurenkind ist kein Satz sondern eine Zeile (oder manchmal Zeilen), die alleine zuunterst oder zuoberst auf eine Seite bzw. Spalte steht. Siehe http://de.wikipedia.org/wiki/Hurenkind_und_Schusterjunge. Ich muss leider entschieden widersprechen! Ein “Hurenkind” ist immer die letzte Zeile eines Absatzes, die es gerade noch auf die nächste Seite oder in die nächste Spalte geschafft hat. Eine einzelne Zeile am Schluss einer Spalte oder Seite ist hingegen ein “Schusterjunge”. Es klingt zwar pingelig, aber in dieser Sache wäre Toleranz unangemessen! ;)

Avatar
Masche
08.05.2015
Hurenkinder bzw. Schusterjungen sollte es in Word eigentlich gar nicht geben. Das Stichwort heisst "Absatzkontrolle" und diese ist standardmässig aktiviert. Mit den Begriffen Hurenkind und Schusterjunge habe ich mir schwer getan. Nicht wegen den Begriffen selber sondern, was ist was. Bis ich mir das folgendermassen gemerkt habe: Der Schuster ist ja der Schuhmacher und Schuhe sind beim Menschen immer zuunterst. Somit ist ein Schusterjunge eine einzelne Zeile eines Abschnitts zuunterst auf einer Seite oder Spalte. Lieber habe ich aber die Begriffe Witwen und Waisenkinder. In einem Abschnitt, der sich über zwei Seiten oder Spalten erstreckt, kommt (falls vorhanden) auf der ersten Seite oder Spalte unten das Waisenkind und auf der anderen Seite oder Spalte oben die Witwe, wie es auch der alphabetischen Sortierung entspricht.