Gmail richtig nutzen und Gmail oder Inbox?

Vermutlich haben Sie Ihren alten E-Mail-Dienst in einer E-Mail-Software (Client) verwendet. Nur in Ausnahmefällen wie zum Beispiel den Ferien wird für eine spontane Abfrage auf die Weboberfläche zugegriffen. Google sieht das genau andersrum: Gmail zeigt sein volles Potenzial im Browser. Ein klassischer Client am Mac oder PC ist zwar möglich, aber eher als Entgegenkommen von Google zu sehen. Trotz dieser Browserfixierung bietet Gmail jegliche Freiheiten, auch wenn alternative Zugriffe von kleinen Kompromissen begleitet werden. Sehen wir uns also Ihre Möglichkeiten an.

Der Königsweg: Wenn Sie Gmail (oder die alternative Darstellung Inbox) im Browser verwenden, sind Sie immer direkt mit den Google-Servern verbunden. Jede Suchabfrage durchforstet den gesamten E-Mail-Bestand innerhalb einer Sekunde. Die Suche ist so schnell und genau, wie Sie es von Google gewohnt sind. Mehr noch: Das Auffinden einer bestimmten E-Mail funktioniert so zuverlässig, dass Sie sich vermutlich irgendwann die Frage stellen, warum Sie überhaupt noch E-Mails manuell sortieren und gruppieren – sie werden ja ohnehin sofort gefunden. 

Gmail im E-Mail-Client 

Bei allen Vorzügen, die Gmail im Browser bietet: Die Optik ist nicht jedermanns Sache. Wenn zum Beispiel im Browser eine neue E-Mail verfasst wird, dann fühlt man sich in die Anfänge des Internets zurückversetzt. Der Wunsch, mit einem komfortablen und schön gestalteten Client zu arbeiten, ist also legitim. Vorhin haben Sie bereits in den Einstellungen von Gmail den IMAP-Zugriff aktiviert. Jetzt können Sie mit jedem halbwegs fähigen E-Mail-Client auf Gmail zugreifen. Das funktioniert hervorragend, von wenigen Kleinigkeiten abgesehen. So können Sie in Inbox zum Beispiel eine E-Mail «anpinnen», damit sie immer ganz oben im Postfach erscheint. Diese Pins kennen auch Desktop-Clients, aber sie sind nicht zwangsläufig mit den Pins von Inbox kompatibel: So wird vielleicht eine «angepinnte» E-Mail im Desktop-Client ganz oben angezeigt, doch im Browser verschwindet sie in der Masse. Achten Sie auf solche Details, auch wenn sie nur die Darstellung betreffen; Datenverluste haben Sie hingegen keine zu befürchten.

Google stellt für Android und iOS die Apps «Gmail» und «Inbox» gratis zur Verfügung – und diese seien Ihnen wärmstens empfohlen. Sie bieten fast alle Vorzüge der Browserdarstellung unter der aufgeräumten Oberfläche der App. 

Egal, für welche Form des Zugriffs Sie sich entscheiden: Die E-Mails bleiben immer auf den Servern von Google gespeichert. Sie könnten im Büro mit einem WindowsClient auf Gmail zugreifen und zu Hause mit Ihrem Mac. Auf dem Weg zur Arbeit verwenden Sie die «Gmail»-App unter Android; auf dem iPhone hingegen die hervorragende Alternative «Spark». Die Datenbestände bleiben immer und überall dieselben, auch wenn die Darstellung und die Arbeitsweise manchmal variieren. Kurz, lassen Sie der Willkür freien Lauf.

Wie bereits erwähnt, bietet Google zwei grundlegend verschiedene Darstellungen an. «Gmail» bezeichnet dabei die eher klassische Darstellung mit einem endlos langen Postfach und einer typischen Verwaltung der Nachrichten. «Inbox» verwendet dieselben Daten, stellt sie aber anders dar. So werden zum Beispiel Fluginformationen oder Hotelbuchungen in Inbox automatisch zu einer Reise zusammengefasst, sodass Sie stets alle Informationen beisammenhaben, Bild 10. Werbung wird ebenfalls automatisch gruppiert; damit sind übrigens die Newsletter gemeint, die Sie abonniert haben – nicht der Spam, den niemand haben will. Und so weiter. Inbox ist darauf ausgelegt, dass Sie die E-Mails möglichst schnell vom Tisch haben, indem sie mit einem Wischen archiviert oder gelöscht werden. Wenn Sie im Zug die E-Mails auf Ihrem Smartphone mit Inbox abarbeiten, ist der Posteingang vermutlich nach zwei Stationen leer. Und wenn Sie später am PC den E-Mail-Client öffnen, ist zumindest der erste Stressfaktor des Tages bereits getilgt.

Jedes Gmail-Konto wird automatisch von einem Kalender begleitet. Sie können ihn nutzen oder nicht. Genau wie Gmail lässt sich der Kalender nicht nur im Browser, sondern auch in jeder fähigen Kalender-App verwenden, auch unter iOS. Im Google-Kalender werden automatisch Termine, Flüge, Hotelbuchungen etc. eingetragen, die Google in den E-Mails gefunden hat. Das ist so praktisch, dass Sie in Erwägung ziehen sollten, in Zukunft mit dem Google-Kalender zu arbeiten.