Druckpraxis 17.04.2020, 08:00 Uhr

Was sind PRN-Dateien? Wie erstellt und druckt man sie?

Druckaufträge lassen sich in PRN-Dateien umleiten, um sie dem Drucker später zu verfüttern. Aber wie übermittelt man die Files danach an den Drucker? Und was wäre besser als PRN-Dateien? Hier die Tipps mit Bordmitteln oder mit einem Gratis-Programm.
PRN-Dateien auf den Drucker schicken
(Quelle: PCtipp.ch)
Der Drucker-Techniker ist da und bastelt schon seit einer Stunde an Ihrem Drucker herum. Sie würden aber jetzt wirklich gerne die Druckaufträge vorbereiten, um sie später an den Drucker zu übermitteln. Theoretisch könnten Sie die Dateien in PRN-Files ausgeben, um sie später zu drucken.
Hier die wichtigsten Tipps zu den folgenden Punkten:
  • Wer die Wahl hat: PDF statt PRN
  • Was sind PRN-Dateien?
  • Wie erzeugt man PRN-Dateien?
  • PRN-Dateien mit Bordmitteln drucken
  • Praktische Batch-Datei
  • Freeware für «Nicht-Techis»
Wer die Wahl hat: PDF statt PRN. Heutzutage können die meisten Anwendungen auch in PDFs drucken; oft entweder via Datei/Exportieren oder indem man via Datei/Drucken einen PDF-Drucker auswählt. Diese Dateien lassen sich in jedem PDF-Betrachter anschauen. Ausserdem sind PDF-Dateien später auf jedem Drucker druckbar – ganz im Gegensatz zu PRN-Dateien, die genau nur auf einem Drucker korrekt ankommen. Bei PDFs können Sie nochmals selbst reinschauen, ob der Inhalt stimmt. Bei PRN-Dateien sehen Sie das Resultat erst, wenn das Papier schon verschwendet ist. Darum wirklich unser Vorschlag zur Güte: Falls Sie die Wahl zwischen PDF und PRN haben, greifen Sie lieber zu PDF.
Aber manchmal ist das mit PDF keine Option. Oder Sie haben aus Versehen schon PRN-Dateien erstellt, weil mehrere Druckaufträge ungewollt in PRN-Dateien gelandet sind, statt auf dem Drucker.
Was sind PRN-Dateien? Beim Drucken wird das Dokument in eine für den Drucker verständliche Form konvertiert und ihm übermittelt. Hierfür wird der Druckertreiber herbeigezogen. Das bedeutet: Eine PRN-Datei wird nur genau auf jenem Druckertyp richtig herauskommen, für den sie erstellt wurde. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie z.B. eine HP-LaserJet-PRN-Datei auf einem Brother-Tintenstrahler brauchbar ausgeben können – oder umgekehrt. Die PRN-Files sind also maschinenlesbare Druckaufträge, die genau für jenes Druckermodell erstellt wurden, dessen Treiber verwendet wurde.
Wie erzeugt man PRN-Dateien? Zum Beispiel in Word oder Excel gehts zu Datei/Drucken. Oben wählen Sie den Drucker aus, auf dem die PRN-Dateien später wirklich gedruckt werden sollen. Klappen Sie das Drucker-Menü erneut aus, finden Sie unten einen Punkt Ausgabe in Datei umleiten. Aktivieren Sie diesen, klicken Sie auf Drucken, dann wird Word oder Excel nicht drucken, sondern nach einem Speicherort für die PRN-Datei fragen. Nehmen Sie als Speicherort zum Beispiel den Desktop. Wählen Sie am besten einen kurzen Dateinamen ohne Leerzeichen.
Ausgabe in PRN-Datei in Word
Quelle: PCtipp.ch

PRN-Dateien mit Bordmitteln drucken

Damit Sie PRN-Dateien an den Drucker übermitteln können, sind ein paar Vorbereitungen nötig.
Drucker korrekt anbinden: Um die PRN-Dateien später tatsächlich an den Drucker zu übermittelln, muss ein virtueller Anschluss vorhanden sein, den Sie aus der Kommandozeile ansprechen können. Hierfür wären die früher verwendeten lokalen Anschlüsse LPT1, LPT2 usw. geeignet. Mit USB-Anschlüssen wird es komplizierter – und bei Netzwerkdruckern gibts auch ein paar Hürden. Folgendes Vorgehen sollte theoretisch mit jedem Drucker funktionieren, den Sie bei sich unter Windows installiert haben, unabhängig von dessen Anschlussmethode.
Geben Sie den Drucker zuerst im Netzwerk frei – auch wenn es schon ein Netzwerkdrucker ist. Hierfür öffnen Sie Start/Einstellungen/Geräte/Drucker & Scanner. Klicken Sie auf den gewünschten Drucker und gehen Sie zu Verwalten. Öffnen Sie die Druckereigenschaften. Im Reiter Freigabe wählen Sie Drucker freigeben. Merken oder notieren Sie sich den genauen Freigabenamen, der hier vorgeschlagen wird. In unserem Beispiel ist dies: Brother HL-L8360CDW series. Klicken Sie auf OK.
Geben Sie den Drucker zunächst via Netzwerk frei
Quelle: PCtipp.ch
Öffnen Sie zur Prüfung anschliessend ein Explorer-Fenster und klicken Sie in der linken Spalte auf Netzwerk. Unter den angezeigten Geräten müsste Ihr eigener PC auftauchen. Notieren Sie sich Ihren Computernamen; in unserem Beispiel ist dies SALHOME. Wenn Sie hier Ihren Computer öffnen, sehen Sie auch den freigegebenen Drucker. Passt es soweit?
Auf dem Netzwerkcomputer «SALHOME» ist der Drucker «Brother HL-L8360CDW series» freigegeben
Quelle: PCtipp.ch
Drucker, Marsch! Angenommen, Sie hätten eine oder mehrere PRN-Dateien in einem Ordner versammelt, zum Beispiel auf dem Desktop. Klicken Sie auf Start, tippen Sie cmd ein und öffnen Sie die Eingabeaufforderung (es braucht keinerlei Admin-Rechte). Wechseln Sie durch Eintippen von cd Desktop (und Enter) auf Ihren Desktop. Mit dir *.prn können Sie schauen, ob sich alle erwarteten PRN-Dateien da befinden. Nun zum eigentlichen Übermitteln der Dateien an den Drucker. Der Befehl ist nach diesem Schema aufgebaut, wobei die Anführungszeichen beim Druckernamen nur nötig sind, wenn jener Leerzeichen enthält:
copy /B Dateiname.prn \\PC-Name\"Druckername"
In unserem Beispiel lautet er so:
copy /B Beispielfile01.prn \\SALHOME\"Brother HL-L8360CDW series"
Die Kommandozeile meldet «1 Datei(en) kopiert» und der Drucker müsste das Druckergebnis sofort ausspucken.
Eine PRN-Datei per Eingabeaufforderung an den Drucker übermitteln
Quelle: PCtipp.ch
Sie können dem Drucker auch alle .prn-Dateien aufs Mal übermitteln, indem Sie anstelle des Dateinamens (Beispielfile01.prn) das Sternchen zu Hilfe nehmen. In unserem Beispiel:
copy /B *.prn \\SALHOME\"Brother HL-L8360CDW series"
Bei einer Handvoll Dateien dürfte das klappen. Es wäre aber denkbar, dass es Probleme mit dem Druckerspeicher geben könnte, wenn Sie ihm auf diese Weise gleich Dutzende Files aufbrummen. Die Grenzen des Möglichen haben wir hier nicht ausgelotet.
Es geht auch mit mehreren PRN-Dateien gleichzeitig
Quelle: PCtipp.ch
Praktische Batch-Datei: Müssen Sie Ihrem Drucker häufiger PRN-Dateien übergeben? Geben Sie wie oben beschrieben Ihren Drucker frei und ermitteln Sie anhand der obigen Tipps, wie Ihr Druckbefehl im Konsolenfenster lauten müsste. Haben Sie den richtigen gefunden? Öffnen Sie den Notepad-Editor via Start, Eintippen von Editor und einen Klick auf Editor. Fügen Sie nun exakt Ihren vorhin ermittelten Befehl ein. Ändern Sie darin nur eines: Ersetzen Sie den Dateinamen bzw. das *.prn durch %1, sodass die Befehlszeile in unserem Beispiel so lautet:
copy /B %1 \\SALHOME\"Brother HL-L8360CDW series"
Speichern Sie diese Datei via Datei/Speichern unter nach der Auswahl von Dateityp: Alle Dateien mit einem Namen wie PrintPRN.bat (die Endung .bat ist wichtig). Legen Sie diese Batch-Datei auf den Desktop. Ab sofort können Sie eine PRN-Datei einfach per Maus direkt auf diese Batch-Datei ziehen, schon wird die Datei an den im Befehl festgelegten Drucker geschickt.

Freeware für «Nicht-Techis»

Alles zu kompliziert? Alternativ gibt es auch Programme, die PRN-Dateien über eine bequeme grafische Oberfläche an einen Drucker übermitteln können. Da gäbe es kostenpflichtige Programme wie zum Beispiel PrintFil (lässt sich 30 Tage lang gratis ausprobieren).
Downloads
PrintFile 2.16, Freeware für Windows (ab Windows 95) von www.lerup.com. Damit schicken Sie PRN-Dateien einfach an Ihren Drucker.
Eine Freeware
für denselben Zweck heisst PrintFile und steht hier zum Download bereit: https://www.lerup.com/printfile/. Sie wurde damals für Windows 95 entwickelt und für Windows 7 angepasst. Seither hat sich nichts mehr getan. Die Software funktioniert auch noch unter Windows 10, wie ein kurzer Test der Redaktorin zeigte. Entzippen Sie die heruntergeladene Datei und installieren Sie das Tool via Doppelklick auf Setup.exe. Übernehmen Sie die Standardeinstellungen. Starten Sie das Programm und drucken Sie Ihre PRN-Dateien, indem Sie diese einfach aufs Programmfenster ziehen.
PrintFile hat einige Jahre auf dem Buckel, funktioniert aber auch unter Windows 10 noch
Quelle: PCtipp.ch



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