Kontakte im Griff - wir zeigen wie

Kontaktdaten sind häufig stark fragmentiert und verstreut über E-Mail-Systeme, Excel-Tabellen, Visitenkarten, Mobiltelefone oder Social-Media-Kanäle verteilt. Zudem liegen Sie in ganz unterschiedlichen Formaten vor. Um hier den Überblick zu behalten, bedarf es einer klaren Strategie zur Kontaktverwaltung – von der Konsolidierung über die Pflege bis zur Nutzung.

Ein simples Adressbuch oder eine Tabellenkalkulation reichen heute nicht mehr aus, um all die verteilten Kontaktdaten effizient zu managen. Eine moderne Kontaktverwaltung muss mehr leisten. Wichtig ist ein zentraler Zugriff: Alle Kontaktdaten sind an einem Ort gebündelt und von jedem Gerät und von überall aus zu erreichen. Eine ausgereifte Suchfunktion sorgt dafür, die gesuchten Informationen schnell aufzuspüren. Der Datenschutz und die Sicherheit sind dabei nicht zu vernachlässigen. Sensible Informationen gilt es zu schützen und die Zugriffe klar zu regeln.

Mit den nachfolgend erklärten Prinzipien und Tools und einem geringen regelmässigen Aufwand gelangen Sie zu einem perfekten Kontaktmanagement, sodass alle Ihre Kontakte stets aktuell und abrufbar sind.

Der erste Schritt besteht darin, Kontakte aus verschiedenen Kanälen zusammenzuführen. Gängige Formate sind CSV, Excel, vCard oder API-Anbindungen (Application Programming Interface). Dazu kommen mobile Geräte und SIM-Karten, via OCR digitalisierte Visitenkarten und Social-Media-Plattformen wie LinkedIn-Exporte. Mithilfe von Schnittstellen und Export- und Importfunktionen lassen sich Daten automatisiert einsammeln und vereinheitlichen. Offene Schnittstellen etwa zu Outlook oder Google Kontakte ermöglichen bequem eine zentrale Ablage, die sich leicht verwalten lässt.

Doch zunächst gilt es, einige Vorüberlegungen anzustellen. Zum einen legen Sie fest, was die Master-Datenbank sein soll, etwa Google Kontakte. Dann legen Sie eine Matching-Strategie fest: Der primäre Schlüssel kann etwa aus Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bestehen und als sekundäres Kriterium dient zum Beispiel die Anschrift. Auch sind Regeln für Konflikte zu berücksichtigen. Wenn etwa zwei Datensätze den gleichen Namen, aber unterschiedliche Telefonnummern haben, wollen Sie beide speichern oder nach Aktualität entscheiden?

Tools wie CalDAV Synchronizer (gibt es unter caldavsynchronizer.org) oder Zapier (zapier.com) können helfen, Daten automatisch zu sammeln und in einem zentralen Verzeichnis zusammenzuführen. CalDAV ist ein Client-Server-Protokoll, das die Synchronisierung von Adressbüchern zwischen verschiedenen Geräten ermöglicht. Es basiert auf WebDAV und ermöglicht es, Kontakte zentral auf einem Server zu speichern und von verschiedenen Geräten wie Smartphones, Tablets oder Computern darauf zuzugreifen und sie zu synchronisieren, Bild 1.

So geht es mit CalDAV-Synchronizer und Outlook: Nach der Installation klicken Sie auf das Register CalDav Synchronizer und danach auf Synchronisationsprofile. Fügen Sie ein neues Profil von Ihrem Provider oder ein Generisches Profil hinzu und klicken Sie auf OK. Geben Sie dem Profil einen Namen. Tragen Sie die DAV-Adresse des Providers ein und wählen Sie den Outlook-Ordner aus, in dem Sie die Kontakte ablegen wollen. Zum Abschluss klicken Sie auf OK, Bild 2.