Kontinuierliche Pflege

Kontakte sind dynamisch, daher sollte ihre Pflege nicht eine einmalige Aktion darstellen. Automatisierte Abgleichprozesse, regelmässige Erinnerungen zur Aktualisierung und die Integration in tägliche Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass die Daten aktuell bleiben. Eine gute Kontaktpflege ist mehr als Datenmanagement – sie ist Beziehungsmanagement.

Die kontinuierliche Bereinigung lässt sich in mehrere Intervalle unterteilen. Einmal pro Monat sollten Sie Dubletten zusammenführen, Tippfehler korrigieren und unnötige oder veraltete Einträge löschen. Mit Google Kontakte gestaltet sich die automatische Duplikatsuche sehr einfach. Wenn Sie erfahren, dass jemand eine neue Nummer oder Adresse hat, tragen Sie diese sofort in den Hauptspeicher ein. Wenn neue E-Mails im Posteingang vorliegen, speichern Sie den Absender als Kontakt, wenn er relevant erscheint.

Eine vierteljährliche Routine hat zum Ziel, die Datenqualität zu steigern. Eine Social-­Media-Synchronisation etwa mit Linkedin aktualisiert Jobtitel und Arbeitgeber. Optional lassen sich Geburtstage, etwa aus Facebook, übernehmen. Gegebenenfalls sollten Sie Adressen auf Umzüge prüfen, Telefonnummern kontrollieren und fehlende Informationen ergänzen, etwa Profilbilder.

Halbjährlich kümmern Sie sich um die langfristige Sicherheit: Erstellen Sie ein Backup im Format vCard oder CSV, am besten auf einer lokalen Festplatte oder notfalls in der Cloud. Die meisten Tools erlauben einen Export in diese Formate. Am besten eignet sich die aktuelle Version vCard 4.0, Bild 8.

Bei Google Kontakte lautet der Menüpunkt einfach Exportieren. Öffnen Sie die gesicherte Datei kurz, um zu prüfen, ob alles lesbar ist. Überflüssige Gruppen und Labels können Sie zuvor löschen oder umbenennen.

Einmal jährlich erscheint es sinnvoll, Kontakte, die seit mehr als zwei Jahren ohne Interaktion blieben, zu löschen oder zumindest in eine Archivliste zu verschieben. Labels und Kategorien können Sie gegebenenfalls neu strukturieren, falls sich Ihr Leben verändert hat durch einen neuen Job, einen Umzug oder einen neuen Freundeskreis. Prüfen Sie, ob Ihre Kontakte-App noch Ihre Anforderungen erfüllt oder ob ein Wechsel zu einem besseren Tool ansteht. Tragen Sie sich die Termine und Intervalle am besten in Ihren Kalender ein.