Bild 3: Fehlende Angaben tragen Sie nach; je mehr Informationen, desto besser
Quelle: PCtipp.ch
Nach der Konsolidierung folgt die Bereinigung. Doppelte Einträge, veraltete Informationen und fehlende Felder sind zu identifizieren und anzupassen, Bild 3.
Duplikate lassen sich leicht an der gleichen E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder der Kombination von Namen und Firma erkennen, Bild 4. Ein Dubletten-Abgleich mittels Fuzzy Matching (identifiziert Zeichenfolgen, die ähnlich sind) erkennt auch abweichende Schreibweisen wie Müller und Mueller.
Excel bietet dafür die Funktion ÄHNLICHKEIT(), zudem gibt es Bibliotheken wie FuzzyWuzzy für die Programmiersprache
Bild 4: Wenn Sie Ihre Kontakte in Outlook pflegen, sollten Sie das Häkchen vor Beim Speichern neuer Kontakte auf Duplikate überprüfen setzen
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Python. Auch praktisch: In den Optionen von Outlook können Sie einstellen, dass es beim Anlegen neuer Kontakte auf Dubletten prüft.
Ausserdem nützlich: Auch Google Kontakte (contacts.google.com) erkennt Dubletten. Sie sehen links im Menü den Punkt Zusammenführen und korrigieren. Google schlägt automatisch Zusammenführungen vor, die Sie einzeln bestätigen können, Bild 5.
Bild 5: Google Kontakte erkennt Duplikate automatisch und fügt sie auf Wunsch zusammen
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Bei der Gelegenheit können Sie auch gleich die Formate vereinheitlichen, also Telefonnummern gemäss E.164 (mehr dazu unter e.wikipedia.org/wiki/E.164) und Adressfelder sowie Schreibweisen und Tippfehler korrigieren (etwa @googelmail.com statt @googlemail.com). Ungültige und veraltete E-Mail-Adressen lassen sich am besten über einen E-Mail-Checker wie NeverBounce oder BriteVerify aufspüren, die allerdings kostenpflichtig sind. Das Tool ZeroBounce, zu finden unter zerobounce.net, bietet hingegen 100 kostenlose Verifikationen pro Monat, was für die meisten Zwecke ausreicht. Sie können auch Listen hochladen, um nicht alle E-Mail-Adressen einzeln prüfen zu müssen, Bild 6.
Bild 6: Ein Tool wie ZeroBounce prüft Listen von Mailadressen, ob sie bouncen (= abprallen), also unzustellbar sind
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In diesem Zusammenhang weitere empfehlenswerte Software-Tools sind OpenRefine (openrefine.org), Dedupely (dedupe.ly), Contacts+ (contactsplus.com) oder eigene Skripte in Programmiersprachen wie Python. Dedupely bietet eine kostenlose Testphase. Contacts+ gibt es ebenfalls in einer kostenlosen Variante, Bild 7.
Bild 7: Contacts+ ist eine cloudbasierte Visitenkartenlösung, die bei der Verwaltung von Telefon- und Mailkontakten hilft
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Zugänglichkeit
Eine effiziente Kontaktverwaltung erfordert auch eine schnelle Zugänglichkeit. Webbasierte Systeme oder Cloud-Dienste ermöglichen einen geräte- und ortsunabhängigen Zugriff. Nutzer können zudem Gruppen bilden, Listen filtern und gezielt bearbeiten, sei es für einen Newsletter-Versand oder eine Feier im Vereinsheim.
Ein wichtiger Tipp: Nutzen Sie nur einen Hauptspeicher wie Google Kontakte und vermeiden Sie ein Hin und Her zwischen mehreren Apps. Essenziell sind zudem Such- und Filterfunktionen, etwa nach dem letzten Kontakt. Das Suchfeld von Google Kontakte akzeptiert auch Teile von E-Mail-Adressen, Firmennamen oder Notizen. Bearbeitungsprotokolle und Änderungsverfolgung erleichtern es Ihnen, den Überblick zu behalten. Der Export in druckfreundliche Formate rundet den Prozess mit Google Kontakte ab.
