Tipps & Tricks 15.11.2019, 13:45 Uhr

Word: Einmal eingeben, mehrmals nutzen

In Ihrem Dokument möchten Sie z.B. zwei lange Kunden- und Vertragsnummern nur einmal eingeben, um sie aber automatisch an mehreren Stellen im Dokument zu wiederholen.
Die Kurzfassung der Lösung: Setzen Sie den Begriff am Ort der ersten Eingabe in eine Textmarke oder zuerst in ein «Ask»-Feld, dann in eine Textmarke. Diese können Sie dann an anderen Stellen im Dokument referenzieren. Wir zeigen es am Beispiel von Word 2019. In anderen Word-Versionen funktioniert das sehr ähnlich.
Zuerst zeigen wir die Lösung in einem normalen Dokument, auf der nächsten Seite gibts einen Tipp, wie Sie das auch in eine Vorlage bekommen.

Schritt für Schritt 

Fürs Einzeldokument geht es so am schnellsten: Nehmen wir an, Sie hätten im Briefkopf eine Kundennummer und im Betreff eine Vertragsnummer. Beide kommen später im Dokument an festgelegten Stellen noch je ein- oder zweimal vor. Deshalb wollen Sie diese nicht erneut eintippen. 
Markieren Sie die das erste Vorkommnis, also beispielsweise die erste Kundennummer. Wechseln Sie zum Reiter Einfügen und greifen im Bereich Links zu Textmarke.
Erstellen Sie aus dem ersten Vorkommnis der Kunden- oder Vertragsnummer eine Textmarke
Benennen Sie die Textmarke zum Beispiel «KDNR» und klicken Sie auf OK. Im Betreff tun Sie dasselbe mit der Vertragsnummer, deren Textmarke Sie z.B. «PNR» taufen.
Geben Sie der Textmarke einen kurzen, gut wiedererkennbaren Namen
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Kundennummer erneut auftauchen soll. Gehen Sie zu Einfügen und im Bereich Text via Schnellbausteine zu Feld. Wählen Sie im Ausklappmenü entweder Verknüpfungen und Verweise oder Alle. Damit finden Sie das Feld «Ref». Klicken Sie dieses an und schnappen Sie sich die Textmarke «KDNR». Wiederholen Sie dies für alle Stellen, an welchen die Kundennummer ebenfalls erscheinen soll. Tun Sie dasselbe nun auch mit der Policennummer bzw. dem Feld «Ref» und der Textmarke «PNR».
Mit Ctrl+A markieren Sie Ihren Lauftext, anschliessend können Sie via rechte Maustaste alle Felder aktualisieren.
Nächste Seite: Tipps, falls es sich um eine Dokumentvorlage handelt


Kommentare

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crimle
16.12.2016
Hallo Swissbird Anmerkungen Gruss Christof

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swissbird
16.12.2016
Hallo Christof Herzlichen Dank für Deine sehr ausführliche Antwort! Ich werde das über's Wochenende durcharbeiten. Gelernt habe ich jetzt schon daraus. Gruss Johannes

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swissbird
19.12.2016
Hallo Christof Das Einrichten hat wie beschrieben funktioniert, nochmals besten Dank. Bei was ich aber jetzt noch keinen Erfolg hatte, ist dem "normalen" Benutzen der Vorlage für ein explizites Dokument, also dem Ersetzen von "Titel" mit einem Kundennamen. Wenn ich das Wort - wie von Dir beschrieben - markiere und darüberschreiben will, erscheint das geschriebene Wort nicht. Es kommt auch kein Dialogfeld, und in den Dialogfeldern von Textmarke und Querverweis erschliesst sich mir kein logischer Ort, an dem ich "Titel" mit "Kundenname" ersetzen könnte.

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crimle
23.12.2016
Hallo Johannes also da kann ich mir nur vorstellen, dass Du alles («Titel») markiert und "ausgeblendet" formatiert hast. Du darfst nur das Zeichen « und das Zeichen » ausblenden, den Text dazwischen nicht! Ein Dialogfeld kommt keines, denn wir haben hier kein Einagbefeld kreiert sondern eine Textmarke. Und dann einen oder mehrere Verweise auf diese Textmarke. Die Aktualisierung dieser Verweise die im Text verstreut vorkommen, passiert automatisch beim Drucken. Sollte es Dich irritieren, dass sie nicht schon vor dem Drucken beim Durchlesen des Dokuments aktualisiert sind, dann markierst Du die Stelle (oder das ganze Dokument) und drückst [F9]. Diese Taste forciert das Aktualisieren. Gruss Christof