Welche Buchhaltung?

Klären wir an dieser Stelle noch eine buchhalterische Frage: Welcher Typ von Buchhaltung ergibt für Sie am meisten Sinn? Grundsätzlich sind im Privatbereich drei Typen der Buchhaltung üblich: die Milchbüechlirechnung, das Budget und die doppelte Finanzbuch­haltung. Letztere kann im Privatgebrauch verwendet werden, muss aber nicht unbedingt. Die beiden anderen sind im Prinzip unterschiedliche Herangehensweisen.

Die einfachste Form der Buchhaltung ist die Milchbüechlirechnung, auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt. Dabei handelt es sich um eine einfache Auflistung von Transaktionen, die am Ende zusammengerechnet werden. Sie kaufen Lebensmittel für 100 Franken: 100 in die Ausgabenspalte. Sie verkaufen Ihre alten Schlittschuhe für 50 Franken: 50 in die Einnahmen. Am Ende wird alles zusammengerechnet und Sie sehen, ob Sie in der gewählten Zeitspanne Gewinn oder Verlust gemacht haben. Die entsprechende Formel in Excel lautet =SUMME(Bereich), wobei Sie den Bereich mit der Maus markieren oder per Tastatur eintragen können.

Das Schöne an der Milchbüechlirechnung ist, dass sie so einfach oder kompliziert sein kann, wie Sie möchten. In der simpelsten Variante können Sie nur Beträge in eine Spalte packen: positiv für Einnahmen, negativ für Ausgaben. Jede weitere Information ist im Prinzip optional, Bild 3.

Eine etwas ausführlichere Milchbüechlirechnung enthält Informationen wie: Datum, Geschäftspartner und Kategorie. Nach Geschmack können Sie auch eine kleine Beschreibung hinzufügen. Wie das beispielsweise für unsere kleine Testbuchhaltung aussieht, sehen Sie in Bild 4.

Falls Sie noch etwas Zeit und Lust haben, können Sie die Milchbüechlirechnung weiter ausbauen; beispielsweise mit Abrechnungen pro Kategorie oder Geschäftspartner. Das setzt voraus, dass Sie diese Details festhalten. Verwenden Sie dazu die folgende Formel: =SUMMEWENN(Suchbereich;​"Kategorienname";​Zahlenbereich). So können Sie zum Beispiel ausrechnen, wie viel Sie für Streamingdienste ausgeben oder wie viel Geld Sie schon im Migros-Restaurant liegen gelassen haben.

Hinweis: Je nach Ländereinstellung bzw. ausgewähltem Spaltentrennzeichen steht in der Formel ein Komma anstelle des Strichpunktes (mehr zu dieser Problematik auch hier).

Beim Budget kommt eine weitere Stufe hinzu: Neben getätigten Ausgaben und Einnahmen fügen Sie prognostizierte Ausgaben und Einnahmen hinzu. Das Budget blickt also zusätzlich in die Zukunft und bringt ein planerisches Element mit sich. Die Milchbüechlirechnung ist ein Teil des Budgets, etwa die Hälfte davon. Darin werden wie gewohnt alle Transaktionen verbucht. Zusätzlich können Sie aber auch erwartete Transaktionen eintragen. Wichtig dabei ist, dass hier Kategorien gesetzt werden, denn für die Budgetplanung sind Kategorien unerlässlich, Bild 5.

Die zweite Hälfte des Budgets ist die Planung nach Kategorie. Hier starten Sie mit einem Betrag, beispielsweise Ihrem aktuellen Kontostand oder Ihrem ausbezahlten Lohn. Danach verteilen Sie das Geld auf Kategorien, in denen Sie Ausgaben erwarten. Fixkosten wie Handy-Abos oder die Wohnungsmiete sind besonders einfach zu berechnen. Für andere Beträge brauchen Sie wahrscheinlich ein wenig Erfahrung, bis Sie die aufkommenden Kosten richtig einschätzen können.

Sie notieren also alle erwarteten Ausgaben und Einnahmen für die kommende Zeitspanne, meistens pro Monat. Dabei sollten Sie logischerweise nicht mehr budgetieren, als Sie ausgeben können. Ob alles verfügbare Geld budgetiert werden muss, darüber scheiden sich die Geister. Einige Buchhalter budgetieren jeden Rappen und verwenden teilweise auch Platzhalterkategorien wie Notreserven oder Unerwartetes. Andere wiederum lassen auch einfach einen Teil des Geldes stehen und rechnen Ende Monat ab. Bei der Heimbuchhaltung ist das Geschmackssache.

Also haben Sie jetzt eine Milchbüechlirechnung mit allen Transaktionen, die in Ihrem Alltag passieren. Dazu haben Sie Ihre Budgetkategorien mit eingeplanten Beträgen. Jetzt müssen Sie nur noch die effektiven Beträge berechnen. Dazu verwenden Sie die Formel SUMMEWENN. Markieren Sie beispielsweise die Zelle im Budget neben Lebensmittel. Die Formel funktioniert so:

=SUMMEWENN(Suchbereich;​"Kategoriename";​Zahlenbereich)

Bei Suchbereich markieren Sie die Spalte mit den Kategorien im Milchbüechli. Tippen Sie den Kategorienamen ein, im Beispiel «Lebensmittel» mit Anführungszeichen. Zum Schluss markieren Sie alle Werte in der Ausgabenspalte. Die Formel sucht im Suchbereich nach Lebensmittel, jedes Mal, wenn Lebensmittel gefunden wird, nimmt die Formel den Betrag in der Ausgabenspalte und addiert ihn zum Total. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Kategorien. Sie können die Formel kopieren und einfach den Namen der Kategorie ändern.