Durchschnittlich wendet ein Unternehmen bis zu 3 Prozent seines Umsatzes für seine Druckkosten auf. Laut einer IDC-Statistik entfallen pro Jahr auf einen einzelnen Büromitarbeiter rund 10'000 gedruckte Seiten. Ausser den Verbrauchsmaterialien entstehen weitere Kosten: etwa durch technische Probleme oder Geräteausfälle.
Das geht nicht nur ins Geld, auch eine transparente Kostenkontrolle fehlt meistens. Abhilfe bieten die Druckerhersteller mit Managed Print Services wie Pay-per-Click oder Flatrate. Sie sollen Firmen gegen diese unkalkulierbaren Kosten absichern und Einsparungen von bis zu 30 Prozent bringen.

Pay-per-Click oder Flatrate
Beim Pay-per-Click-Modell erfolgt die Bezahlung pro gedruckter oder kopierter Seite. Druckerhersteller vereinbaren mit den Firmen auf Basis des monatlichen Druckaufkommens einen fixen Seitenpreis. Dazu untersuchen die Anbieter zuerst das Druckvolumen im Unternehmen. Im Anschluss wird eine Software (Monitoring-Tool) installiert, welche die gedruckten Seiten für jedes Gerät ausliest und aufsummiert. Die Kosten für die Drucker sowie für Serviceleistungen werden oft separat verrechnet.
Bei den Pauschalangeboten (engl. Flatrates) entfallen die Seitenkosten. Vereinbart wird stattdessen ein fixer monatlicher Preis für eine vordefinierte Menge an gedruckten oder kopierten Seiten. In der Pauschale inbegriffen sind meist die Drucker sowie die Serviceleistungen und Verbrauchsmaterialien. Druckt der Kunde mehr als vereinbart, muss er nachzahlen. Druckt er weniger, bekommt er oft nichts vergütet.

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Was lohnt sich für wen?

Welche Druckoption sich empfiehlt, hängt von der Grösse der Firma und dem Druckvolumen ab. So kann sich Pay-per-Click besonders für kleinere Betriebe mit überschaubarer Infrastruktur lohnen: Bezahlt wird nur, was effektiv gedruckt wird.
Für mittelgrosse bis Grossunternehmen rechnet sich dagegen eine Flatrate mehr. Die Abteilungen profitieren von einem Pauschalangebot mit genau definiertem Seitenvolumen. Ein weiterer Pluspunkt: Bei Geräteausfällen oder Druckproblemen verpflichtet sich in der Regel der Anbieter, ein Ersatzgerät bereitzustellen respektive das Problem möglichst schnell zu lösen. Das bietet dem Unternehmen eine gewisse Sicherheit bei Ausfällen.

Die Anbieter im Vergleich
Der PCtipp hat die Angebote der Druckerhersteller Canon, Epson, Graphax, HP, Kyocera Mita, Lexmark, Oki, Ricoh und Xerox untersucht. Alle Details zu den Anbietern finden Sie in der Tabelle, die Sie im Anschluss an den Artikel downloaden können.

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Canon

Die Firma Canon bietet sowohl Pay-per-Click als auch ein Flatrate-Modell an. Um die richtige Wahl zu treffen, wird zuerst eine Bestandsaufnahme durchgeführt. Anhand der Anforderungen analysiert Canon die bestehende Druckerflotte und schlägt Verbesserungen vor. In der zweiten Phase integriert der Hersteller die optimale Kombination von Druckern, Software und Serviceleistungen.
Den Abschluss des Projekts bilden Management und Support der Druckumgebung während der Vertragslaufzeit. Bei Veränderungen der Infrastruktur zeigt sich Canon kulant und bietet eine Anpassung während der Vertragslaufzeit an.

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Epson

Das Angebot von Epson nennt sich Click&More. Es ist als Pay-per-Click (Standard) und als Flatrate verfügbar. Bei der seitengenauen Abrechnung entfällt eine Grundgebühr oder ein Mindestdruckvolumen. Schön: Auf der Seite clickandmore.epson.de bietet die Firma ein spezielles Tool zur Vorauskalkulation an.
Beim Flatrate-Angebot wird zum monatlichen Grundpreis ein Seitenvolumen (im Grundpreis enthalten) vereinbart. Um die optimale Gerätewahl zu treffen, analysiert der Hersteller das Seitenvolumen mit dem Kunden zusammen.

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Graphax

Ein Pay-per-Click-Modell gibt es beim Anbieter Graphax nicht. In der Flatrate sind die Anzahl der Seiten, das Verbrauchsmaterial sowie Ersatzteile und Service enthalten. Als Drucker werden nur Bizhub-Modelle angeboten.
Lobenswert: Wird vom Kunden das zuvor definierte Druckvolumen überschritten, wendet der Hersteller für jede weitere Seite eine Art Pay-per-Click-Modell an.

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HP

Die Smart Printing Services von HP umfassen drei Abrechnungsmodelle: Die Variante Level Pay ist verbrauchsorientiert. Der Kunde bezahlt den Drucker und erhält gegen einen Festpreis sogenannte Supplies (Tonerkartuschen und Wartung). Schöne Ausnahme: Wird weniger gedruckt, rechnet HP die Differenz im darauffolgenden Jahr an. Bei grösserem Verbrauch muss der Kunde nachzahlen.
Das Modell HP Base+ ist seitenbasiert. Der monatliche Festpreis deckt in diesem Modell nur die Verwendung der Drucker.
Das Kostenmodell HP All in richtet sich nach einem Mindestdruckvolumen und basiert auf einem Fixpreis. Auch hier gilt: Wird mehr gedruckt, muss der Kunde die zusätzlichen Kosten decken.

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Kyocera Mita

Der Anbieter Kyocera Mita bietet variable Flatrate-Angebote. Bevor eine neue Druckerflotte implementiert wird, schaut sich Kyocera Mita vor Ort die bestehende Infrastruktur an. Danach folgen Bestandsaufnahme, Analyse und Auslieferung. In den Verträgen sind Standarddrucker und Serviceleistungen inbegriffen. Werden zusätzliche Leistungen oder optional erhältliche grössere Papiervorräte gewünscht, sind Extrakosten fällig.

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Lexmark

Die Firma Lexmark will ein umfassendes Dienstleistungskonzept bieten. Es beinhaltet die Optimierung der bestehenden Druckerflotte, danach will der Anbieter einen längerfristigen Vertrag mit dem Kunden eingehen, der ein hohes Einsparpotenzial ermöglichen soll. Ab einer Grösse von ca. 50 Geräten bietet Hersteller Lexmark entsprechende Modelle an.
Der Service ist Lexmark-typisch: Geht während der Vertragslaufzeit ein Gerät kaputt, wird automatisch eine Nachricht an Lexmark gesendet. Der Kunde erhält ein neues Gerät.

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Oki

Die japanische Firma Oki hat mit den Pauschalangeboten Printer Flatrate und Printer Flatrate Plus zwei ähnliche Abrechnungssysteme. In der Plus-Variante ist zusätzlich ein ausgesuchter Drucker enthalten. Fällig wird jeweils eine Monatspauschale, die ein fixes Seitenvolumen enthält. Für die Vorabanalyse geht Oki zum Kunden, bietet aber unter www.okiprinterflatrate.ch auch einen Flatrate-Finder an.
Interessant: Bei Oki besteht die Möglichkeit, vorhandene herstellerfremde Drucker in den neuen Gerätepark einzubinden. Wahlweise nimmt der Hersteller ältere Modelle in Zahlung. Wartungsaufgaben und Verbrauchsmaterialien werden am nächsten Arbeitstag erledigt respektive bereitgestellt.

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Ricoh

Nichts Vorgefertigtes, sondern direkt die Wünsche des Kunden umsetzen, so will Ricoh mit seinem Best-Practice-Prinzip punkten. Fachpersonal überprüft in einer ersten Bestandsaufnahme die bestehende Druckerflotte. Danach unterbreitet der Anbieter dem Kunden Optimierungsvorschläge, begleitet ihn aber auch nach dem Projektabschluss weiter, um den Druckerpark gegebenenfalls neu anzupassen.
Besonderes Augenmerk legt der Hersteller auf sein Green-Office-Konzept, um neben einem geringeren Papier-Output auch möglichst viel Energie einzusparen.

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Xerox

Ähnlich wie Ricoh bietet Xerox kein vordefiniertes Vorgehen bei seinen Flatrate-Angeboten. Der Kunde bekommt nach der Analyse einen Konzeptvorschlag, der die Implementierung der Druckerflotte und die Wartung für die Dauer des Projekts einschliesst. Die Laufzeit beträgt zwischen ein und fünf Jahren. Bei Xerox kann man entweder eine vierteljährliche oder eine jährliche Abrechnung wählen.

Beachten Sie die Test-Tabelle zum Downloaden (nach unten scrollen).