E-Mails 13.05.2020, 11:00 Uhr

Tipps, wie Sie beim E-Mail-Versand die Privatsphäre wahren

Der Schutz der Privatsphäre beim Mailen betrifft nicht nur Sie selbst, sondern ebenfalls die Empfänger Ihrer Nachrichten. Wir liefern Ihnen wichtige Tipps für den Alltag. Und was war da eigentlich mit Google?
Haben Sie auch schon E-Mails erhalten, die im Empfänger- oder Cc-Feld mehrere Dutzend oder gar Hunderte Adressen aufwiesen?
(Quelle: G.Altmann/Pixabay )
Wenn es um Privatsphäre bei E-Mails geht, denken die meisten zuerst ans Verschlüsseln via PGP/GPG. Daran ist sicher nichts auszusetzen, auch wenn es noch kaum einer macht. Es gibt aber noch einige andere Punkte, die Sie im Umgang mit E-Mails beachten sollten, damit Ihre eigene Privatsphäre und jene Ihrer Freunde oder Kollegen gewahrt bleibt. Diese werden wir Ihnen auf den folgenden Seiten zeigen.

Bcc-Feld benutzen

Haben Sie auch schon E-Mails erhalten, die im Empfänger- oder Cc-Feld mehrere Dutzend oder gar Hunderte Adressen aufwiesen? Dann haben Sie sich darüber vermutlich geärgert – und zwar zu Recht! Von den vielen anderen Empfängern kennt man vielleicht niemanden oder nur die wenigsten. Das ist unter manchen Umständen gleich aus drei Gründen problematisch: Erstens gefährdet dies die Privatsphäre der sichtbaren Mailempfänger. Schliesslich sieht nun jeder von diesen auch alle anderen Adressen; und kaum jemand wird dieser Adressweitergabe zugestimmt haben. Zweitens gibt es welche, die dann gleich Reply to all wählen, sei es aus Versehen, sei es aus Jux (siehe den nächsten Punkt). Der dritte Grund: Der nächste Computervirus, der auch nur einen dieser Computer befällt, darf sich über viel Adressmaterial freuen, an den er seine Spam- oder Schädlingsmails verbreiten darf. Es gibt also durchaus wichtige Gründe, Mails an mehrere Empfänger so zu verschicken, dass die Empfänger die anderen Adressen nicht zu Gesicht bekommen. Anders mag es im kleinen Kreis sein, etwa unter Freunden oder Arbeitskollegen. Hier ist es häufig sinnvoll, dass die Beteiligten sehen können, welche Kollegen schon auf dem Laufenden sind.
Als Abhilfe gibt es in allen Mailprogrammen das Adressfeld Bcc, das für «Blind Carbon Copy» steht, was etwa so viel heisst wie «blinder Kohlepapier-Durchschlag». «Blind» steht hierbei für die Tatsache, dass die anderen Empfänger nicht sehen, wem die Mail sonst noch zugestellt wurde.
Einige Mailprogramme erlauben keine Mails ohne mindestens einen sichtbaren Empfänger im An-Feld. Tragen Sie daher in die Zeile An: Ihre eigene E-Mail-Adresse ein und alle anderen Empfänger schreiben Sie in die Zeile Bcc. Aber wo finden Sie das Bcc-Feld?
In Outlook 365 wechseln Sie im Verfassen-Fenster zum Reiter Optionen und aktivieren bei Felder anzeigen den Punkt Bcc, Bild 1.
Bild 1: Hier finden Sie das Bcc-Feld in Outlook
Quelle: PCtipp.ch
In Mozilla Thunderbird klappen Sie im Verfassen-Fenster den An-Feldnamen links der Eingabezeile auf. Hier aktivieren Sie Blindkopie (Bcc), Bild 2.
Bild 2: Bei Thunderbird steckt das Blindkopie-Feld im Ausklappmenü
Quelle: PCtipp.ch
Bild 3: Google-Mail zeigt Bcc hinter dem An-Feld
Quelle: PCtipp.ch
Und beispielsweise in Google Mail klicken Sie ins An-Feld und können hinten auf Bcc umschalten, Bild 3. In der Mail-App von Windows 10 funktioniert es genauso. In sonstigen Mailprogrammen oder auf Webmail-Seiten finden Sie Bcc entweder an einem ähnlichen Ort oder unter einem Punkt wie Ansicht.


Kommentare

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Masche
18.05.2020
Gut, dass diese Stolpersteine hier einmal erwähnt werden. Es wäre schön, wenn alle Mailnutzer diese kennen würden. Es gibt aber noch weitere: 1. Oft passiert es, dass man zu früh ein Mail abschickt und man zu spät einen Fehler entdeckt. Dann ist es weg und jeder Empfänger kann es sofort lesen und sich entsprechendes denken. Bei Google Mail gibt es eine Funktion in den Einstellungen, die man unbedingt aktivieren sollte: die Verzögerung (Einstellungen -> Allgemein > E-Mail zurückrufen). Da kann man einstellen, nach welcher Zeit ein Mail verschickt wird. In der Zwischenzeit erscheint ein Balken mit der Aufschrift "Die Nachricht wurde gesendet" (d.h. in den Postausgang). Daneben steht aber auch "Abbrechen". Klickt man innerhalb der eingestellten Zeit auf "Abbrechen", so geht das Mail nicht aus dem Postausgang hinaus, sondern wieder zurück zu den Entwürfen. 2. In Firmen gibt es oft Verteilerlisten, z.B. alle Mitarbeitenden aus dem Verkauf. Bei uns ist es oft passiert, dass Leute, die so ein Mail bekommen haben, zurück geschrieben haben: "Ich möchte diese Mails nicht erhalten. Bitte mich aus dem Verteiler löschen", natürlich zurück an die Verteilerliste, wodurch alle auch dieses Mail erhalten haben. Es gab dann andere, die darauf geantwortet haben: "Mich bitte auch!". Natürlich wieder an die Verteilerliste. Dann kamen die dritten: "Bitte diese Mails nicht an die Verteilerliste zurückschicken". Wieder an alle in der Verteilerliste. Man sollte es sich deshalb angewöhnen, bei Verteilerlisten diese mit BCC zu verschicken. Um zu verhindern, das dann gewisse User das Mail an Kollegen weiterleiteten, mit der Frage: "Hast Du dieses Mail auch erhalten?", ist es empfehlenswert, dass der Verfasser unter dem Mail beispielsweise schrieb: "Dieses Mail geht an alle Mitarbeitenden des Verkaufs". Unsere IT Abteilung musste zudem, um den Mailserver nicht zu stark zu belasten, das Mailsystem so einstellen, dass man gar nicht mehr auf eine Verteilerliste forwarden konnte. 3. Übrigens, hätte man den Mitarbeitenden aus Punkt 2 gefolgt und hätte man sie aus der Verteilerliste gelöscht, hätten sie künftig keine möglicherweise für sie relevanten Mails erhalten und sie hätten sich dann sicherlich beschwert, dass sie nicht informiert worden wären.