Tipps, wie Sie beim E-Mail-Versand die Privatsphäre wahren

An alle antworten und gefährliches Weiterleiten

An alle antworten – oje

Viele Mailprogramme zeigen in einer empfangenen Mail, die an mehrere Personen ging, nebst eines Antworten-Knopfs auch einen für An alle antworten oder Reply to all. Im kleinen Team benutzt, ist das bequem und praktisch. Mit An alle antworten geht die Antwort automatisch auch an alle Empfänger der Ursprungsmail, seien es jene im An-Feld oder im Cc-Feld (nicht aber jene im Bcc-Feld).
Stellen Sie sich aber vor, Sie sind einer von Hunderten Mailempfängern, deren Adressen alle unter An oder Cc stehen, weil jemand mal wieder Bcc vergessen hat. Wenn auch nur einer von diesen auf An alle antworten klickt, erhalten wieder alle Empfänger seine Mail. Achten Sie beim Beantworten von Mails sehr genau darauf, dass Sie nicht aus Versehen den falschen Knopf erwischen.
Bild 4: Outlook zeigt im Fenstermodus nur den Antworten-Knopf an
Quelle: PCtipp.ch
Outlook zeigt in der Fensteransicht einer Mail standardmässig prominent nur den Antworten-Knopf, Bild 4. Erst übers Aufklappen ist auch An alle antworten zu sehen. Falls Sie Outlook jedoch im Vollbild nutzen, stehen beide Schaltflächen gleichberechtigt nebeneinander. Da ist schnell einmal die falsche erwischt. Da sie sich in Outlook nicht ausblenden lässt, können wir nur empfehlen: Seien Sie wachsam, sonst kann das zu peinlichen Situationen führen. Ist Ihnen schon aus Versehen eine ungeschickte Antwort an alle entschlüpft? Falls Sie das Mailprogramm Mozilla Thunderbird benutzen und die Reply-to-all-Funktion eigentlich gar nicht brauchen, lässt sie sich ausblenden. Öffnen Sie in Thunderbird eine beliebige Mail per Doppelklick. Klicken Sie mit rechts auf eine freie Stelle im Kopfzeilenbereich, zum Beispiel links neben den Antworten-Knopf. Im Kontextmenü gehts zu Anpassen. Jetzt erscheint das Fenster Symbolleiste anpassen und oben zeigt es nun die Buttons in dunklerem Grau. Einer davon heisst Smart antworten, der eigentlich Allen antworten bedeutet, Bild 5. Ziehen Sie diesen per Maus heraus und lassen Sie ihn ins Anpassen-Fenster fallen. Jetzt ist Allen antworten verschwunden. Falls Sie ihn später zurückhaben wollen: Zaubern Sie wieder das Anpassen-Fenster auf den Schirm und benutzen Sie Standard wiederherstellen. 
Bild 5: Der Knopf für Allen antworten lässt sich in Thunderbird entfernen
Quelle: PCtipp.ch

Gefährliches Weiterleiten

Nebst dem vergessenen Bcc und dem versehentlichen Allen antworten gibts noch einen dritten weitverbreiteten E-Mail-Lapsus, der peinlich werden oder Ihre Privatsphäre gefährden kann. Arbeitskollege Fritz stellt Ihnen per Mail eine Frage, Sie schreiben zurück und meckern vielleicht über den Chef, der Kollege antwortet wieder – so geht es ein paarmal hin und her. Nach ein paar Tagen schreibt der Kollege Fritz Ihnen als Antwort etwas, das Sie zur Kenntnisnahme an den Chef weiterleiten wollen. Was zu dem Zeitpunkt so mancher vergisst: In vielen E-Mails ist der ganze Gesprächsverlauf zum jeweiligen Thema in Form von unten angehängten Zitaten vorhanden. Denken Sie an diese Tatsache, bevor Sie die letzte Mail Ihres Kollegen an den Chef weiterleiten. Prüfen Sie, ob die weiterzuleitende Mail einen Gesprächsverlauf enthält. Der lässt sich nämlich auch löschen oder – etwas unauffälliger – bearbeiten.
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  1. Tipps, wie Sie beim E-Mail-Versand die Privatsphäre wahren
  2. An alle antworten und gefährliches Weiterleiten
  3. Vorsicht beim Provider
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Gaby Salvisberg
Kommentare
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Masche
18.05.2020
Gut, dass diese Stolpersteine hier einmal erwähnt werden. Es wäre schön, wenn alle Mailnutzer diese kennen würden. Es gibt aber noch weitere: 1. Oft passiert es, dass man zu früh ein Mail abschickt und man zu spät einen Fehler entdeckt. Dann ist es weg und jeder Empfänger kann es sofort lesen und sich entsprechendes denken. Bei Google Mail gibt es eine Funktion in den Einstellungen, die man unbedingt aktivieren sollte: die Verzögerung (Einstellungen -> Allgemein > E-Mail zurückrufen). Da kann man einstellen, nach welcher Zeit ein Mail verschickt wird. In der Zwischenzeit erscheint ein Balken mit der Aufschrift "Die Nachricht wurde gesendet" (d.h. in den Postausgang). Daneben steht aber auch "Abbrechen". Klickt man innerhalb der eingestellten Zeit auf "Abbrechen", so geht das Mail nicht aus dem Postausgang hinaus, sondern wieder zurück zu den Entwürfen. 2. In Firmen gibt es oft Verteilerlisten, z.B. alle Mitarbeitenden aus dem Verkauf. Bei uns ist es oft passiert, dass Leute, die so ein Mail bekommen haben, zurück geschrieben haben: "Ich möchte diese Mails nicht erhalten. Bitte mich aus dem Verteiler löschen", natürlich zurück an die Verteilerliste, wodurch alle auch dieses Mail erhalten haben. Es gab dann andere, die darauf geantwortet haben: "Mich bitte auch!". Natürlich wieder an die Verteilerliste. Dann kamen die dritten: "Bitte diese Mails nicht an die Verteilerliste zurückschicken". Wieder an alle in der Verteilerliste. Man sollte es sich deshalb angewöhnen, bei Verteilerlisten diese mit BCC zu verschicken. Um zu verhindern, das dann gewisse User das Mail an Kollegen weiterleiteten, mit der Frage: "Hast Du dieses Mail auch erhalten?", ist es empfehlenswert, dass der Verfasser unter dem Mail beispielsweise schrieb: "Dieses Mail geht an alle Mitarbeitenden des Verkaufs". Unsere IT Abteilung musste zudem, um den Mailserver nicht zu stark zu belasten, das Mailsystem so einstellen, dass man gar nicht mehr auf eine Verteilerliste forwarden konnte. 3. Übrigens, hätte man den Mitarbeitenden aus Punkt 2 gefolgt und hätte man sie aus der Verteilerliste gelöscht, hätten sie künftig keine möglicherweise für sie relevanten Mails erhalten und sie hätten sich dann sicherlich beschwert, dass sie nicht informiert worden wären.
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