Der E-Mail-Knigge

Bessere E-Mails

Es liegt in der Natur der E-Mail, dass sie sehr komplex werden kann und verschiedene Handlungsstränge umso stärker ineinander verwebt, je mehr Personen involviert sind. Fast alle geschäftlichen E-Mails werden ausserdem archiviert und wollen später nach Möglichkeit sogar wiedergefunden werden.
Und damit sind wir beim Thema: Wie kommuniziert man heute so, dass die E-Mail wieder zur Effizienz und Ordnung beiträgt? Die folgenden Tipps helfen weiter.

Lästige Signaturen

Fast jeder E-Mail-Client kennt heute die Möglichkeit, automatisch eine Signatur an jede E-Mail anzuhängen. Diese Einrichtung hilft eigentlich dabei, eine E-Mail mit Grussformeln und vielleicht noch einer netten Floskel automatisch abzuschliessen. Leider werden Signaturen heute vielfach missbraucht, indem statt den
freundlichen Grüssen auch noch die Bankverbindung, die Postadresse, der Auftritt bei Twitter und mehr in die Fusszeile verpackt wird – und das bei jeder einzelnen E-Mail, Bild 2.
Einige Absender halten dieses Vorgehen für professionell, doch tatsächlich wird damit nur eines erreicht, dass es praktisch unmöglich ist, sich einen schnellen Überblick über den Gesprächsverlauf zu verschaffen.
Bild 2: eine automatische Signatur, wie sie direkt aus der Hölle stammen könnte – ein Unding
Quelle: Screenshot/PCtipp.ch
Verzichten Sie auf automatische Signaturen, wenn das die Richtlinien in der Firma erlauben. Schicken Sie diese geballte Ladung an Informationen nur an Personen und Unternehmen, mit denen Sie zum ersten Mal zu tun haben. Dann kopieren Sie die Signatur zum Beispiel aus einem Word-Dokument.
Oder Sie verwenden eine Software für Textbausteine, indem zum Beispiel die Zeichenfolge «,sig» dazu führt, dass die Signatur einmalig eingesetzt wird. Günstige und gute Vertreter dieser Gattung sind zum Beispiel die
Anwendung aText (Download: trankynam.com und die Software Phrase Express (phraseexpress.com/de), Bild 3.
Bild 3: Programme wie Phrase Express machen den gezielten Einsatz von Signaturen zum Klacks
Quelle: Screenshot/PCtipp.ch
Tipp: Microsoft Outlook bietet sogar eine eigene Vorrichtung für solche Zwecke. Schreiben Sie zuerst die Signatur so, wie Sie es sich vorstellen, und kopieren Sie den ganzen Text in die Zwischenablage. Wählen
Sie in Outlook anschliessend im Menü Datei die Optionen.
Klicken Sie nun in der linken Spalte auf den Punkt E-Mail, Bild 4 A, und danach auf den Befehl Editoroptionen B.
Bild 4: Microsofts Outlook bietet eine eigene Einrichtung für Textbausteine
Quelle: Screenshot/PCtipp.ch

Jetzt erscheint ein neues Dialogfenster. In diesem Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche namens AutoKorrektur-Optionen, Bild 5 A.
Definieren Sie das Kürzel, das die Signatur aktivieren soll B. Rechts davon setzen Sie jene Signatur ein, die Sie in die Zwischenablage kopiert haben C. Ab jetzt können Sie die Signatur einfach und ganz bewusst verwenden, indem Sie am Schluss der E-Mail das Kürzel eintippen.
Bild 5: Per Kürzel setzen Sie die Signatur gezielt ein
Quelle: Screenshot/PCtipp.ch

Bilder in Signaturen

Genauso schlimm wie Signaturen aus Text sind solche mit Bildern. Eine E-Mail ist keine Website. Das Logo von Pinterest, das eigene Firmenlogo oder die hübsche Grafik mit den Daten der nächsten Hausmesse haben in einer E-Mail nichts verloren. Die Übersicht geht fast augenblicklich verloren. Schlimmer noch: Je nach E-Mail-Client werden solche Grafiken als Anhang ausgewiesen, indem zum Beispiel neben dem Betreff eine Büroklammer angezeigt wird. Diese Grafiken sorgen also eventuell dafür, dass die Büroklammer hinter jeder E-Mail angezeigt wird, was die Suche nach dem dringend benötigten PDF massiv erschwert.
Sicher ist nur: Sie werden dem Empfänger das Leben schwermachen – und das kann nicht die Absicht sein.



Kommentare

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gaessu
08.07.2021
Sehr guter Knigge. Die meisten Regeln wende ich schon seit einiger Zeit an - bis auf eine: Ich verwende keine Formatierungen in E-Mails. Es gibt noch vereinzelte E-Mail-Programme, welche nur das "Nur-Text-Format" kennen und formatierte E-Mails entweder als HTML-Code oder (im schlimmsten Fall) als leeres E-Mail anzeigen. Darum schreibe ich meine E-Mails (fast) immer im "Nur-Text-Format", und bisher haben alle Leute meine E-Mails lesen können.