Der E-Mail-Knigge

Anhänge & grosse Dateien

Zu den wichtigsten Vorzügen der E-Mail gehört die Möglichkeit, Anhänge mit beliebigen Daten anzufügen, um schnell den neusten Rapport oder das gewünschte Logo zu verteilen. In den Anfängen des Internets konnten wir uns glücklich schätzen, wenn der E-Mail-Provider Anhänge mit einigen Hundert KB erlaubte, denn bei 5 MB war die Mailbox sowieso voll. Heute hat sich das zum Glück geändert und auch Anhänge mit 10 MB und mehr sind meistens kein Problem mehr. Trotzdem lohnt es sich, vor dem Versand einige Punkte zu verinnerlichen.

Kurzlebige Anhänge

Vermeiden Sie es, grosse Anhänge mitzuliefern, die erst noch kurzlebig sind. Es obliegt zwar dem Empfänger, solche E-Mails möglichst bald zu löschen – doch wenn mit dem Anhang auch wichtige Textinformationen übertragen werden, die ins Archiv gehören, wird es kompliziert.
Kleinvieh macht auch Mist und viele unwichtige Anhänge strapazieren das Postfach über Gebühr. In den letzten Jahren hat deshalb der kostenlose Dienst WeTransfer massiv an Popularität hinzugewonnen.
Dateien bis 2 GB lassen sich gratis hochladen. Kurz darauf erhält der Empfänger eine E-Mail mit dem Link zum Download der Datei. Zwar bietet WeTransfer auch ein kostenpflichtiges Abo an, mit dem sich der Zugriff und andere Eigenschaften gezielt steuern lassen; doch das Gros der Anwender ist mit der kostenlosen Version bestens bedient.
Rufen Sie die Adresse wetransfer.com auf. Klicken Sie auf das Pluszeichen und wählen Sie auf Ihrem Rechner eine Datei bis 2 GB aus, Bild 9 A. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers und Ihre eigene E-Mail-Adresse an und fügen Sie eine Nachricht hinzu B. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Senden C wird Ihre Datei auf die WeTransfer-Server hochgeladen.
Bild 9: WeTransfer bringt sehr grosse Dateien auf den Weg und ist erst noch kostenlos
Quelle: Screenshot/PCtipp.ch
Danach erhält der Empfänger einen Link für den Download. Sie bekommen zudem eine E-Mail zur Bestätigung, sobald die Datei heruntergeladen wurde. Damit Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht jedes Mal für diese Benachrichtigung bestätigen müssen, sollten Sie ein kostenloses Konto anlegen D.

Bessere Dropbox-Links

Sehr populär ist auch die Möglichkeit, grosse Dateien direkt aus der eigenen Dropbox zu verteilen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei innerhalb des Dropbox-Ordners und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Dropbox-Link kopieren. Diesen Link verteilen Sie nun anstelle der Originaldatei via E-Mail. Er ist jedoch nur so lange gültig, wie Sie die Datei im Dropbox-Ordner behalten und sie weder umbenennen noch verschieben.
Bei grossen und wichtigen Projekten sollten Sie die anderen Teilnehmer deshalb informieren, bevor Sie die Datei löschen.
Tipp: Wenn der Empfänger den Link anklickt, wird die Website von Dropbox geöffnet und der Inhalt des Ordners gezeigt; jetzt kann die gewünschte Datei geladen werden. Das kann sehr praktisch sein, wenn Sie mehrere Dateien dauerhaft verfügbar machen möchten und mehrere Personen an diesem Ordner arbeiten. Sie können den Link aber auch so modifizieren, dass die Datei beim Anklicken sofort geladen wird. Ändern Sie die letzten vier Zeichen im Link von dl=0 in raw=1 um.

Zip-Dateien

Früher hatten Zip-Archive den primären Zweck, Dateien zu verkleinern. Doch heute ist Speicher im Überfluss vorhanden. Ausserdem werden einige Dateitypen als Zip-Archiv kaum mehr kleiner, wie etwa PDF- oder JPEG-Dateien, weil sie bereits komprimiert sind. Der beste Grund, um heute noch Dateien als Zip-Archive zu verschicken, besteht in der Übersicht. Vielleicht möchten Sie einen Projektordner mit zwei Dutzend Word- oder Excel-Dateien verschicken. Stecken Sie diese zuerst in einen Ordner und hängen Sie ihn als Zip-Archiv an die E-Mail.



Kommentare

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gaessu
08.07.2021
Sehr guter Knigge. Die meisten Regeln wende ich schon seit einiger Zeit an - bis auf eine: Ich verwende keine Formatierungen in E-Mails. Es gibt noch vereinzelte E-Mail-Programme, welche nur das "Nur-Text-Format" kennen und formatierte E-Mails entweder als HTML-Code oder (im schlimmsten Fall) als leeres E-Mail anzeigen. Darum schreibe ich meine E-Mails (fast) immer im "Nur-Text-Format", und bisher haben alle Leute meine E-Mails lesen können.