Outlook-Alternativen

Outlook ist in der Schweiz auf vielen Rechnern noch immer das Mailprogramm Nummer 1. Das liegt vor allem daran, dass es in Windows vorinstalliert ist. Auch wenn Outlook für das Empfangen und Senden von E-Mails mehr als ausreichend ist: In der Welt der Mailprogramme gibt es etliche spannende Alternativen. Diese sind teilweise sogar gratis. Die Outlook-Alternativen bieten einige äusserst praktische Zusatzfunktionen, mit denen die Microsoft-Anwendung nicht immer mithalten kann.

Warum eine Alternative?

Outlook ist ohne Frage eine solide Maillösung. Mit dem neuen Outlook hat Microsoft zudem eine aufgeräumtere und modernere Oberfläche eingeführt. Damit gehört die überladene Benutzeroberfläche des bisherigen Outlook der Vergangenheit an. Entsprechend bezeichnet Microsoft diese alte Oberfläche auch als «Legacy Outlook».

Allerdings gibt es bei Outlook eine Entwicklung, die nicht allen gefallen dürfte: Das Mailprogramm bewegt sich immer stärker in Richtung Microsoft-365-Ökosystem und ist längst kostenpflichtig geworden. Zumindest, wenn man den vollen Funktionsumfang haben möchte. Ausserdem hat Microsoft im neuen Outlook einige Funktionen gestrichen, die vor allem im Büroalltag wichtig sind.

Alternativen sind deshalb interessanter als je zuvor. Zum einen, weil es etliche kostenlose Mailprogramme gibt, die einiges können. Zum anderen aber auch, weil es viele Programme gibt, die sich auf eine gewisse Zielgruppe spezialisiert haben. Egal, ob für Sie Datenschutz, KI-Funktionen oder maximale Effizienz wichtig sind: Es gibt für fast alles ein spezialisiertes E-Mail-Programm.

Wenn Sie also mehr Übersicht, weniger Ballast oder grössere Kontrolle suchen, kann eine Alternative die bessere Wahl sein.

Wichtige Anforderungen

Nicht jeder Mailclient eignet sich gleich gut für jeden Einsatzzweck. Entscheidend sind vor allem die folgenden praktische Eigenschaften im Mailalltag.

Mehrere Konten verwalten

Ein guter Mailclient unterstützt verschiedene Anbieter und Protokolle wie Gmail, Outlook oder IMAP-Konten problemlos und bündelt diese in einer Oberfläche.

Einheitlicher Posteingang

Viele Programme bieten eine sogenannte «Unified Inbox». Damit sehen Sie alle eingehenden Nachrichten in einem gemeinsamen Posteingang, statt zwischen den Konten wechseln zu müssen.

Zuverlässige Synchronisation

Ihre E-Mails sollten auf allen Geräten aktuell bleiben. Gute Mailclients erkennen Konten automatisch und richten diese ohne technische Details ein.

Offlinezugriff

Programme mit lokaler Speicherung er­möglichen es, auch ohne Internet auf bereits synchronisierte E-Mails zuzugreifen. Das ist praktisch, wenn die Verbindung schlecht oder gar nicht vorhanden ist.

Datenschutz und Sicherheit

Eine gute Mail-Software sollte Ihre Daten schützen. Dazu gehören etwa sichere Verbindungen, ein Spam- und Phishing-Schutz sowie im Idealfall Schutzfunktionen für vertrauliche Inhalte.

Produktivitätsfunktionen

Filter, Regeln, Vorlagen oder Snooze-Funktionen (diese entfernt E-Mails vorübergehend aus dem Posteingang und lässt sie zu einem festgelegten Zeitpunkt wieder erscheinen) helfen, den Posteingang effizient zu organisieren.

Breite Verfügbarkeit

Idealerweise sollte ein Mailprogramm sowohl für den Desktop-Computer als auch für das Handy verfügbar sein. So kann man auf jedem Gerät im gleichen Mailprogramm arbeiten.

Thunderbird

Thunderbird ist so etwas wie der Gegenentwurf zu Outlook: kostenlos, offen und anpassbar, Bild 1. Der Client wird von einer grossen Community entwickelt und gehört zu den beliebtesten Outlook-Alternativen überhaupt.

Was Thunderbird besonders macht: Sie haben volle Kontrolle. Das Programm speichert Ihre E-Mails lokal, sammelt keine persönlichen Daten und lässt sich mit Erweiterungen praktisch beliebig ausbauen. Gerade, wenn Sie Wert auf Datenschutz legen, ist Thunderbird eine sehr interessante Alternative.

Allerdings merkt man dem Programm an, dass es über die Jahre stetig gewachsen ist. Die Oberfläche wirkt nicht sehr modern und Einsteiger könnten von den vielen Optionen überfordert sein.

Vorteile:

• Kostenlos und Open Source
• Sehr viele Erweiterungen möglich
• Starke Sicherheitsfunktionen sind bereits integriert
• Lokale Speicherung der Daten

Nachteile:

• Oberfläche etwas altmodisch
• Einrichtung und Umfang komplex
• Keine iOS-App (ist in Entwicklung)

Verfügbar für

Windows, macOS, Linux, Android

Download

• Für Desktop: thunderbird.net/de
• Für Android: Google Play Store

eM Client

Der eM Client richtet sich klar an Benutzerinnen und Benutzer, die Microsofts Outlook ersetzen wollen, ohne sich komplett umzugewöhnen, Bild 2. Die Oberfläche erinnert stark an Microsofts Mailprogramm, wirkt aber moderner und aufgeräumter.

Das Programm vereint E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben in einer Anwendung. Das gibt es selbstverständlich auch bei Outlook. eM client bietet aber viele praktische Komfortfunktionen wie Kategorien, Vorlagen oder Snooze-Funktionen für E-Mails.

Ein grosser Pluspunkt ist die breite Unterstützung von Maildiensten und -Protokollen: Gmail, Exchange, IMAP – alles lässt sich integrieren. Auch Verschlüsselung und moderne Features wie KI-Unterstützung sind vorhanden. Alles in allem überzeugt der eM Client vor allem durch seine Balance: leistungsfähig, aber nicht überladen.

Vorteile

• Vertraute, Outlook-ähnliche Oberfläche
• Viele Funktionen (Kalender, Aufgaben etc.)
• Hohe Anpassbarkeit
• Unterstützt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Nachteile

• Gratisversion eingeschränkt

Verfügbar für

Windows, macOS, Android und iOS

Download

• Für Desktop: de.emclient.com
• Für Mobile: Apple App Store, Google Play Store

Mailbird

Mailbird verfolgt einen anderen Ansatz als die beiden bereits vorgestellten Tools: Hier steht nicht nur das Mailen im Fokus, sondern der gesamte Arbeitsalltag, Bild 3. 

Dieser Mailclient erlaubt es, etliche Apps von Drittanbietern zu integrieren. So können Sie zum Beispiel aus Mailbird heraus direkt auf Facebook, Dropbox, Google Notizen und mehr zugreifen.

Das Herzstück der Anwendung ist der einheitliche Posteingang, quasi eine Schaltzentrale, in der alle integrierten Konten zusammenlaufen. So behalten Sie auch bei vielen Mailadressen den Überblick. Das klingt im ersten Moment nach einer überladenen Nutzeroberfläche. Tatsächlich überzeugt Mailbird aber mit einer sehr klaren und auch schnellen Benutzerobefläche.

Vorteile

• Einheitlicher Posteingang
• Viele Integrationen von externen Apps und Zusatzfunktionen
• Schnelle und flüssige Bedienung

Nachteile

• Gratis-Version stark eingeschränkt
• Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Es gibt keine App für Android und iOS

Verfügbar für

Windows, macOS

Download

• Für Desktop: https://getmailbird.com/de

Mailspring

Mailspring ist ein moderner Mailclient, der bewusst auf Einfachheit setzt, Bild 4. Die Oberfläche ist übersichtlich, die Bedienung intuitiv. Mailspring ist damit ideal für alle, die sich nicht lange einarbeiten wollen.

Trotz der schlanken Ausrichtung bietet Mailspring wichtige Funktionen, die Sie auch von anderen Mailprogrammen kennen. Dazu gehören etwa ein gemeinsamer Posteingang, Regeln für E-Mails oder Tastenkürzel. Auch Zusatzfeatures wie Tracking oder Vorlagen sind verfügbar (aber teilweise kostenpflichtig).

Vorteile

• Einfach zu bedienen
• Plattformübergreifend verfügbar
• Moderne Oberfläche

Nachteile

• Weniger Funktionen als Konkurrenten
• Einige Features nur gegen Bezahlung
• Es gibt keine App für Android und iOS

Verfügbar für

Windows, macOS und Linux

Download

• Für Desktop: getmailspring.com

Spark

Spark richtet sich an Nutzer, die täglich richtig viele E-Mails bearbeiten, Bild 5. Der Client versucht aktiv, den Posteingang zu organisieren und Prioritäten zu setzen.

Die wichtigste Funktion ist die sogenannte Smart Inbox: E-Mails werden automatisch sortiert – etwa in persönliche Nachrichten, Benachrichtigungen oder Newsletter. Dafür setzt Spark stark auf künstliche Intelligenz. Diese unterstützt auch in anderen Bereichen, etwa beim Verfassen von Antworten.

Spark nutzt für einige dieser KI-Funktionen eigene Server. Dadurch werden E-Mails nicht nur angezeigt, sondern der Inhalt wird zusätzlich durch Spark verarbeitet. Für die Sicherheit setzt Spark dabei laut eigenen Angaben auf die Verschlüsselung der Google Cloud.

Vorteile

• Praktische KI-Funktionen wie die automatische Sortierung von E-Mails
• Viele Produktivitätsfunktionen
• Plattformübergreifend verfügbar

Nachteile

• Datenschutz (Cloud-Verarbeitung)
• Gratisversion eingeschränkt

Verfügbar für

Windows, macOS, Android und iOS

Download

• Für Desktop: sparkmailapp.com/de
• Für Mobile: Apple App Store, Google Play Store

Apple Mail

Apple Mail ist kostenlos und auf Mac-Rechnern, iPhones sowie iPads vorinstalliert und daher für viele Nutzer der erste Kontakt mit einem Mailclient, Bild 6. Die Stärke liegt dabei in der Einfachheit: Einrichtung, Synchronisation und Bedienung funktionieren weitgehend automatisch. Wie gewohnt ist die Integration von Apple Mail im Apple-Ökosystem hervorragend.

Allerdings bietet Apple Mail weniger Zusatzfunktionen als andere Mailprogramme. Wer viele Nachrichten organisiert oder automatisiert bearbeiten möchte, stösst schneller an Grenzen. Wenn Sie aber einfach nur E-Mails empfangen und senden möchten, reicht das Programm vollkommen aus.

Vorteile

• Kostenlos und vorinstalliert
• Sehr einfache Bedienung
• Gute Integration ins System

Nachteile

• Weniger Funktionen
• Nur im Apple-Ökosystem verfügbar

Verfügbar für

MacOS, iPadOS, iOS, visionOS

Download 

vorinstalliert

Betterbird

Betterbird ist eine Weiterentwicklung von Thunderbird mit Fokus auf Detailverbesserungen, Bild 7. Die Entwickler greifen gezielt bekannte Schwächen des Originals auf und beheben diese, ohne das Grundkonzept zu verändern.

Für Nutzerinnen und Nutzer bedeutet das: Sie bekommen die vertraute Thunderbird-Oberfläche, profitieren aber von einer stabileren Arbeitsweise und besserem Verhalten bei grossen Postfächern oder IMAP-Konten. Gerade bei intensiver Nutzung kann sich das im Alltag bemerkbar machen.

Ein weiterer Vorteil ist die Kompatibilität: Bestehende Thunderbird-Profile lassen sich problemlos weiterverwenden. Damit eignet sich Betterbird auch gut zum Ausprobieren ohne Risiko.

Vorteile

• Gratis und Open Source
• Bessere Stabilität und Fehlerbehebungen
• Kompatibel mit Thunderbird-Profilen

Nachteile

• Unterschiede für Einsteiger kaum sichtbar
• Keine Mobile-App
• Eher unübersichtliche Download-Website

Verfügbar für

Windows, macOS, Linux

Download

• Für Desktop: betterbird.eu

The Bat!

The Bat! ist ein leistungsstarker Mailclient, der sich klar an erfahrene Nutzerinnen und Nutzer richtet, Bild 8. Das Mailprogramm bietet umfangreiche Funktionen zur Organisation, Automatisierung und Verwaltung grosser Nachrichtenbestände.

Besonders stark ist The Bat! bei komplexen Szenarien: Sie können detaillierte Filterregeln erstellen, automatisierte Abläufe definieren und selbst grosse Archive effizient verwalten. Auch beim Thema Sicherheit setzt der Client auf umfassende Optionen.

Im Alltag bedeutet das: Wenn Sie bereit sind, sich einzuarbeiten, erhalten Sie ein sehr flexibles Werkzeug. Einsteiger könnten sich jedoch von der Vielzahl an Funktionen und der eher klassischen Oberfläche schnell überfordert fühlen.

Vorteile

• Sehr viele Funktionen
• Hohe Sicherheit und Kontrolle
• Leistungsfähig bei grossen Postfächern
• Flexible Konfiguration

Nachteile

• Komplexe Bedienung
• Eher altmodisches Design
• Nur für Windows verfügbar
• Keine Gratisversion (kostenlose Testversion verfügbar)

Verfügbar für

Windows

Download

• Für Desktop: ritlabs.com/de/products/thebat

Welche Alternative passt?

Gehen Sie die folgenden Punkte durch, um das ideale Mailprogramm für Ihre ganz persönlichen Bedürfnisse zu finden. Die Antworten zeigen Ihnen auf einen Blick, welcher Mailclient am besten zu Ihrem Arbeitsalltag passen könnte.

Sie möchten wenig umstellen

• Sie wollen Ihre E-Mails einfach weiterverwenden wie bisher mit Outlook
• Sie benötigen viele Funktionen, aber ohne komplett neues Konzept
• Sie arbeiten bereits lange mit Outlook
  ➤ Empfehlung: eM Client (ähnlich wie Outlook) oder Thunderbird (flexibler)

Datenschutz und Kontrolle wichtig

• Sie möchten kein unnötiges Sammeln von Daten
• Ihre Mails sollen lokal gespeichert werden
• Sie wollen selbst entscheiden, welche Funktionen aktiv sind
  ➤ Empfehlung: Thunderbird oder Betterbird (optimierter Thunderbird)

Sie bearbeiten täglich viele E-Mails

• Ihr Posteingang ist oft voll
• Sie möchten Nachrichten schneller sortieren und priorisieren
• Sie arbeiten oft mit E-Mails im Alltag
  ➤ Empfehlung: Spark (automatische Sortierung) oder Mailbird (zentrale Arbeitsplattform)

Einfache, schnelle Lösung

• Sie wollen keine komplizierte Einrichtung
• Sie brauchen nur wenige Funktionen
• Übersicht ist wichtiger als Funktionsvielfalt
  ➤ Empfehlung: Mailspring (plattformübergreifend) oder Apple Mail (für Mac/iPhone)

Kontrolle und viele Funktionen

• Sie arbeiten mit grossen Mailarchiven
• Sie möchten komplexe Regeln und Automatisierungen
• Sie sind bereit, sich einzuarbeiten
• Eine Software darf etwas kosten
  ➤ Empfehlung: The Bat!