Word: Alle Antworten in «Frage/Antwort»-Dokument per Klick ausblenden

Lösung: Wir sehen verschiedene Varianten, die sich unterschiedlich kombinieren lassen. Lesen Sie erst alles durch; es gibt für jeden Ansatz Vor- und Nachteile.

Text lässt sich auf verschiedene Weise «verstecken». Es gibt ein Textformat, das sich «hidden» bzw. «ausgeblendet» nennt. Dieses Format eignet sich bestens fürs Definieren einer Formatvorlage; siehe weiter unten. Auf einen einzelnen Absatz oder ein Wort wenden Sie es so an: Markieren Sie den gewünschten Text (z.B. eine der Antworten) und verpassen Sie ihr via Rechtsklick/Schriftart die Textauszeichnung «Ausgeblendet». Noch schneller gehts mit der Tastenkombination Ctrl+Shift+H (Strg+Umschalt+H). Wenn Sie alle Antworten als «Ausgeblendet» formatieren, können Sie das Aus-/Einblenden an zwei verschiedenen Orten zentral steuern: Entweder öffnen Sie Datei/Optionen bzw. Office-Knopf/Word-Optionen, gehen zu Anzeigen und knipsen bei «Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen» die Option «Ausgeblendeten Text» bei Bedarf ein oder aus. Das gilt dann aber global fürs ganze Word. Wenn Sie das lieber ausgeschaltet lassen, dann können Sie auch einfach die nicht-druckbaren Zeichen ein- oder ausblenden, indem Sie im Reiter Start bei Absatz aufs Absatzmarken-Icon (¶) klicken. Auch das wird Word aber als Einstellung interpretieren, die es beim nächsten Öffnen eines Dokuments übernimmt. Sie müssten also auch immer wieder hin- und herschalten. Ausserdem sieht das Dokument mit den vielen einblendeten Leerzeichen (·) oder Absatzmarken (¶) nicht so schön aus. Und Sie müssten immer noch separat festlegen, ob beim Ausdrucken die nicht-druckbaren Zeichen mitkämen oder nicht.

Eine Alternative zum ausgeblendeten Text wäre eine nicht sichtbare Schriftfarbe, zum Beispiel Weiss. Der Vorteil: Sie müssten an den Word-Einstellungen gar nichts drehen. Die Sache hätte aber den Nachteil, dass man leicht schummeln könnte. Markiert man zum Beispiel mit Ctrl+A (Strg+A) den ganzen Text, wird alles markiert. Durchs Markieren wäre also auch der in Weiss gehaltene Text sichtbar.

Ein weiterer Punkt: Bei «Ausgeblendet» verschwinden die damit versehenen Absätze scheinbar ganz aus dem Dokument. Die noch sichtbaren Texte rücken nach. Sie haben also z.B. die Fragen direkt untereinander; ohne sichtbaren Zwischenraum für die Antworten dazwischen. Wenn Sie hingegen die Variante mit der Schriftart «Weiss» wählen, wird der weiss gefärbte Text denselben Platz einnehmen wie vorher. Falls Sie das Dokument drucken und den freien Platz anstelle der Antworten beibehalten möchten, dann ist die Variante mit der Schriftfarbe womöglich die bessere.

Bei der Variante «Ausgeblendet» kämen Sie zur Not ohne Formatvorlagen aus. Bei der Variante «Schriftfarbe Weiss» müssen Sie fast zu Formatvorlagen greifen. Dies hätte aber einen entscheidenden Vorteil. Sie könnten die Formatvorlage immer wieder verwenden. Ausserdem lässt sich die Formatvorlage auch per Makro ändern, was wir gleich anschliessend erklären.

Formatvorlage und Makro

Am elegantesten ist folgendes Prinzip: Erstellen Sie eine Formatvorlage namens «Versteckt» und weisen Sie allen potenziell zu versteckenden Absätzen diese Formatvorlage zu. Nun bauen Sie zwei Makros: Eines ändert in der Formatvorlage «Versteckt» die Schriftfarbe entweder zu Weiss oder verpasst ihr das Textattribut «Ausgeblendet». Das zweite Makro macht diese Änderung wieder rückgängig.

Wir zeigen das Erstellen und Ändern der Formatvorlage anhand der Variante «Schriftfarbe Weiss». Wenn Sie ausgeblendeten Text bevorzugen, greifen Sie beim Ändern der Formatvorlage einfach stattdessen zu Format/Schriftart/Ausgeblendet und lassen die Farbe, wie sie ist.

1. Öffnen Sie die Formatvorlagen. Klicken Sie aufs Icon zum Erstellen einer neuen Formatvorlage. Standardmässig basiert die neue automatisch auf jener für die Standardschrift. Lassen Sie das so. Taufen Sie die neue Formatvorlage zum Beispiel «Versteckt». Lassen Sie aber die Einstellungen noch, wie sie sind.

2. Nun weisen Sie jeder Antwort im Dokument diese Formatvorlage zu, indem Sie die Antwort markieren und in den Formatvorlagen auf Versteckt klicken. Da in der Formatvorlage jetzt noch nichts versteckt oder weiss gefärbt wurde, sind die Antworten noch zu sehen. Das werden wir gleich ändern.

3. Schliessen Sie die Formatvorlagen.

4. Zeichnen Sie ein Makro auf (z.B. mit dem Namen «AntwortenAusblenden»). Entscheiden Sie, ob das Makro nur für dieses Dokument oder auch für andere gelten soll.

5. Sobald die Aufzeichnung läuft, nehmen Sie folgende Schritte vor, die nun aufgezeichnet werden: Öffnen Sie die Formatvorlagen, klicken Sie mit Rechts auf die Formatvorlage Versteckt und gehen Sie zu Ändern. Wählen Sie hier anstelle von «Automatisch» die Schriftfarbe «Weiss». Klicken Sie auf OK und schliessen die Formatvorlagen wieder. Jetzt stoppen Sie die Makro-Aufzeichnung.

6. Erstellen Sie das zweite Makro - auf fast demselben Weg. Taufen Sie das Makro diesmal z.B «AntwortenEinblenden». Öffnen Sie die Formatvorlagen, klicken Sie mit Rechts auf die Formatvorlage Versteckt und gehen zu Ändern. Weisen Sie ihr wieder die Schriftfarbe Schwarz oder «Automatisch» zu. Klicken Sie auf OK und schliessen Sie die Formatvorlagen. Jetzt beenden Sie auch die Aufzeichnung dieses Makros.

Jetzt haben Sie zwei Makros: AntwortenAusblenden und AntwortenEinblenden. Führen Sie je nach Situation das Gewünschte aus. Sie finden die Makros im Reiter Entwicklertools. Falls diese nicht sichtbar ist, blenden Sie sie via Datei/Optionen bzw. Office-Knopf/Word-Optionen/Häufig verwendet ein. Sie können die Makros aus dem Makro-Fenster per Doppelklick ausführen oder sie als Icons in die Schnellzugriffsleiste oben links pflanzen.

Falls die Datei mitsamt Makros auch noch in Word 2003 funktionieren muss, müssen Sie sie im alten Dateiformat *.doc speichern. Muss sie nur unter Word 2007 bis 2013 funktionieren, greifen Sie beim Speichern zum Dateityp *.docm. Nur so kommen die Makros mit. (PCtipp-Forum)