Excel: intelligente Blitzvorschau

Sie haben eine wunderbare Adressliste (wie z.B. unsere, die übrigens nur Fake- bzw. ungültige Beispieladressen enthält). Die hat aber zwei Probleme, meint jedenfalls Ihre Chefin: Erstens stehen die Hausnummern in derselben Zelle wie die Strassen. Das sollen Sie bitte aufteilen. Zweitens stehen die Telefonnummern im alten Format 099 999 77 66 im Feld. Das soll bitte ins internationale Format umgewandelt werden: +41 99 999 77 66. Und – jawohl – natürlich schon bis morgen. Oder in zwei Minuten. 

Sie könnten natürlich schon versuchen, mittels komplizierter Funktionen wie FINDEN, LINKS, RECHTS, WECHSELN mit Anzahl Zeichen etc. die Strassen und Hausnummern separat in ein Feld zu friemeln. Das ist aber gar nicht nötig, denn das klappt viel schneller mit einem sehr schlauen Excel-Werkzeug namens Blitzvorschau. Es ist mindestens in Excel 2016 enthalten, eventuell steckte es schon in Excel 2013.

Hausnummer abtrennen: Fügen Sie neben dem Feld mit der Strasse zunächst zwei neue Spalten ein für Strasse und Hausnummer. Jetzt zeigen Sie Excel anhand der ersten ein bis zwei Adresszeilen genau, was Sie haben wollen: Tippen Sie also in der ersten und zweiten Adresszeile noch die Strasse und die Hausnummer in den neuen Spalten von Hand ein. Da es Hausnummern gibt, die Buchstaben enthalten (z.B. 7 A) und weil Sie mit den Hausnummern ohnehin nicht rechnen wollen, tippen Sie die beiden am besten mit vorangestelltem Apostroph (') ein. Damit signalisieren Sie Excel, dass es diese Nummern als Text behandeln soll. Das manuelle Eintragen der ein bis zwei Muster ist etwa gleichbedeutend mit «Schau, Excel, so will ich das haben».

Pflanzen Sie den Cursor jetzt in die erste leere Zelle der neuen Spalte «Strasse». 

Wechseln Sie zum Reiter Daten und klicken Sie bei den Datentools auf Blitzvorschau. Und – zack! – stehen die Strassennamen ohne Hausnummern im Feld. Tun Sie dasselbe jetzt auch noch mit den Hausnummern: In die erste leere Hausnummernzelle klicken, Blitzvorschau anklicken, freuen.

Zusatztipp: Stört es Sie, dass Excel jetzt meckert, weil all diese schönen Zahlen als Text behandelt werden sollen? Dagegen hilft dieser Tipp. Es ist allerdings nur ein kosmetisches Problem.

Wichtig: Scrollen Sie danach unbedingt einmal langsam durch die Liste und schauen Sie sich die beiden Spalten an. Sollten irgendwo Ungereimtheiten aufgetreten sein, wird Ihnen das vermutlich schon rein optisch auffallen. Erst, wenn Sie sicher sind, dass es in allen Adressen geklappt hat, können Sie die alte Spalte mit den kombinierten Adressinfos löschen.

Und jetzt noch die Telefonnummern: Die stehen also derzeit noch im althergebrachten Format 099 999 77 66 im Feld. Tun Sie hier genau das Gleiche wie vorhin bei den Strassen und Hausnummern. Fügen Sie also neben den alten Telefonnummern eine neue Spalte ein und verpassen Sie ihr z.B. den Spaltentitel TelefonNeu. Tippen Sie in den ersten beiden neuen leeren Zellen die Nummern so ein, wie Sie diese haben wollen, also im internationalen Format: +41 99 999 77 66.

Sie ahnen, wie es weitergeht: Setzen Sie den Cursor als Nächstes in die erste leere Zelle der neuen Telefonnummernspalte und greifen Sie wieder zur Blitzvorschau. 

Excel errät anhand dessen, was Sie ihm als Muster vorgegeben haben, sofort, was Sie von ihm wollen. Ab in den Feierabend!