Word-Tipps
Feldfunktionen: So aktualisieren und sperren Sie Felder
Die Feldfunktionen dienen als Platzhalter für variable Daten in einem Word-Dokument, also beispielsweise bei Serienbriefen, Etiketten oder Ähnlichem. An und für sich ist diese Funktion praktisch. Jedoch kann es vorkommen, dass bei Eingaben nicht alle Felder aktualisiert werden.
So sähe die Lösung des Problems auf offiziellem Weg aus:
- Öffnen Sie das fragliche Word-Dokument.
- Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+A (Strg+A), um das komplette Dokument zu markieren.
- Drücken Sie nun F9, um alle Felder zu aktualisieren.
Jetzt zum Trick: Weil obiges aber nicht immer funktioniert und Word manchmal Felder einfach zu aktualisieren vergisst, greifen Sie lieber zu einem Trick. Stellen Sie zunächst sicher, dass in Word unter Datei/Optionen/Anzeige unterhalb der Druckoptionen dieser Punkt aktiv ist: Felder vor dem Drucken aktualisieren. Rufen Sie mittels Ctrl+P (Strg+P) oder via Datei/Drucken den Druckdialog auf. Ihn können Sie auch gleich wieder mit Esc schliessen. Schon das Öffnen des Druckdialogs sorgt dafür, dass Word die Felder aktualisiert.
Aufgepasst: Die obigen Tipps gelten für Felder im Lauftext oder etwa in Bildbeschreibungen. Anders bei Verzeichnissen: Zum Beispiel Inhalts- oder Abbildungsverzeichnisse bleiben bei diesem Vorgehen aussen vor. Aktualisieren Sie diese daher separat, indem Sie mit rechter Maustaste ins betroffene Verzeichnis klicken und dort den Befehl zum Aktualisieren benutzen.
Felder sperren
Es kann auch Felder geben, die vom Aktualisierungsprozess ausgenommen werden sollen, sodass der alte Wert bestehen bleibt, auch wenn der Rest aktualisiert wird. Das geht so:
- Klicken Sie mit der Maus auf das gewünschte Feld.
- Drücken Sie Ctrl+F11 (Strg+F11).
Nun ist das fragliche Feld gesperrt. Dies merken Sie daran, dass im Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste auf das gesperrte Feld) der Menüpunkt Felder aktualisieren fehlt.
Feldsperre aufheben: Das Sperren eines Feldes lässt sich wie folgt wieder rückgängig machen: Klicken Sie wieder ins Feld und drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Shift+F11 (Strg+Umschalt+F11). Ab dann wird sich das Feld wieder aktualisieren.
(Ursprung 29.8.2017, aktualisiert und mit Druckvorschau-Tipp ergänzt 4.4.2023)
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