14 Tricks für Gmail

Wer das Mailprogramm Gmail am Desktop täglich nutzt, kennt die klassischen Ärgernisse: zu viele Newsletter, wichtige E-Mails gehen unter und natürlich der Moment, wenn man Senden drückt und merkt, dass der Anhang fehlt. Die gute Nachricht: Gmail hat viele Funktionen eingebaut, die Ihnen Arbeit abnehmen und solche Probleme verhindern – man muss sie nur aktivieren. Die folgenden Tipps sind so gewählt, dass Sie sofort profitieren: weniger Klicks, klarere Ablage, mehr Kontrolle.

1. Senden zurücknehmen

Mit dieser praktischen Funktion verzögern Sie das Senden von Nachrichten. Klicken Sie auf Senden, haben Sie bis zu 30 Sekunden Zeit, das Abschicken rückgängig zu machen. Das ist praktisch, wenn Sie etwa vergessen haben, eine Datei anzuhängen. So gehts:

• Öffnen Sie Gmail im Webbrowser.

• Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (für Einstellungen).

• Wählen Sie Alle Einstellungen aufrufen.

• Im Reiter Allgemein suchen Sie nach E-Mail zurückrufen, Bild 1.

• Stellen Sie die Rückruffrist auf die gewünschte Zeit (5, 10, 20 oder 30 Sekunden).

• Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Achtung: Die E-Mail wird nicht richtig «zurückgeholt», nachdem sie versendet wurde. Das Senden wird schlicht um die eingestellte Anzahl Sekunden verzögert. Ist die Nachricht nach der Verzögerung versendet, ist dies endgültig und nicht umkehrbar.

2. Lesebereich aktivieren

Sie möchten E-Mails in einem Splitscreen wie bei Microsoft Outlook lesen? Kein Problem, Gmail bietet diese praktische Option in den Einstellungen an:

• Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts. Das Pop-up-Menü Schnelleinstellungen öffnet sich.

• Scrollen Sie in diesem zum Abschnitt namens Lesebereich.

• Wählen Sie Rechts neben dem Posteingang (ideal für breite Monitore) oder Unter dem Posteingang (bei kleineren Bildschirmen empfehlenswert), Bild 2.

Tipp: Nutzen Sie das Toggle-Symbol (ein geteiltes Fenster), um den Lesebereich schnell ein-/auszuschalten.

3. E-Mails zurückstellen

Bild 3: Mit Gmail lässt sich das Versenden von E-Mails vorausplanen
© PCtipp.ch

Es gibt nichts Schöneres, als abends ein leeres E-Mail-Postfach zu haben. Vielleicht haben Sie aber E-Mails, die Sie erst am Folgetag bearbeiten möchten. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, diese auszublenden und zu einem gewünschten Zeitpunkt wieder anzeigen zu lassen. So gehts:

• Fahren Sie mit der Maus über eine E-Mail in der Liste.

• Klicken Sie rechts auf das Uhr-Symbol (für Zurückstellen).

• Wählen Sie einen Vorschlag (etwa Morgen 08:00) oder Datum und Zeit auswählen.

• Die E-Mail erscheint im Ordner Zurückgestellt und kommt automatisch zum definierten Zeitpunkt zurück.

Achtung: Zurückgestellte E-Mails sind nicht weg, aber bis zum Zurückstelldatum nicht sichtbar. Gewöhnen Sie sich an, den Ordner Zurückgestellt gelegentlich zu prüfen.

4. Zeitversetztes Senden

Zeitversetztes Senden kann aus ganz unterschiedlichen Gründen nützlich sein. Vielleicht möchten Sie, dass eine Nachricht erst am nächsten Arbeitstag in der Früh versendet wird, damit sie beim Empfänger ganz oben im Postfach landet? Mit Gmail geht das einfach.

• Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt.

• Klicken Sie nicht direkt auf den blauen Button Senden.

• Klicken Sie stattdessen auf den kleinen Pfeil rechts neben Senden.

• Wählen Sie Senden planen.

• Bestimmen Sie Datum und Uhrzeit und bestätigen Sie, Bild 3.

5. Speicher bereinigen

Gmail bietet zwar einiges an kostenlosem Speicherplatz, trotzdem sollte man seine alten E-Mails regelmässig entfernen. Besonders grosse Anhänge sind regelrechte Speicherfresser. Mit Suchoperatoren finden Sie «Datenleichen» in Sekunden und können diese löschen.

• Klicken Sie in die Gmail-Suchleiste.

• Tippen Sie: has:attachment larger:10M (Anhänge grösser als 10 MB).

• Oder: older_than:2y (älter als 2 Jahre).

• Kombiniert: older_than:3y larger:5M.

• Markieren Sie die Treffer via Checkbox oben links und löschen Sie diese.

• Öffnen Sie links den Papierkorb und leeren Sie ihn.

6. Vorlagen aktivieren

Dieser Tipp ist vorwiegend nützlich, wenn Sie regelmässig identische Nachrichten verschicken müssen. Beispielsweise können das Offerten, Terminbestätigungen oder Support-Mails sein. Mit Vorlagen geht das wesentlich schneller, als die identischen E-Mails jedes Mal neu zu schreiben.

• Gehen Sie zur Option Einstellungen/Alle Einstellungen aufrufen.

• Öfffnen Sie den Reiter Erweitert.

• Bei Vorlagen wählen Sie Aktivieren/Änderungen speichern.

• Greifen Sie zu Mail schreiben. Gehen Sie unten rechts zu Drei Punkte/Vorlagen/Entwurf als Vorlage speichern/Als neue Vorlage speichern, Bild 4.

• Nun können Sie nach Belieben via Neue Mail/Drei Punkte/Vorlagen/Vorlage Ihre Mailvorlage öffnen und bearbeiten

7. Wegwerf-Adressen

Sie müssen Ihre E-Mail-Adresse angeben, möchten aber nicht Ihre echte E-Mail hinterlassen? Gmail bietet dafür eine elegante Lösung. Diese ignoriert in der E-Mail-Adresse vor dem @-Zeichen alles, was nach einem Plus geschrieben wird. Ein Beispiel: name+shop@gmail.com wird von Gmail als name@gmail.com interpretiert und landet trotzdem in Ihrem regulären Postfach. Jetzt kommt der Clou: So können Sie bestimmte E-Mails ganz einfach automatisch in den Papierkorb verschieben lassen.

• Melden Sie sich bei einem Dienst an mit: IhrName+Newsletter@gmail.com.

• Öffnen Sie Gmail und klicken Sie rechts in der Suchleiste auf Suchoptionen.

• Im Feld An: tragen Sie IhrName+Newsletter@gmail.com ein, Bild 5.

• Klicken Sie auf Filter erstellen.

• Wählen Sie die gewünschte Aktion aus, die angewendet werden soll (z. B. löschen).

• Bestätigen Sie mit Filter erstellen.

Hinweis: Nicht jeder Onlinedienst akzeptiert Plus-Adressen (das ist selten, aber kommt dennoch vor).

8. Offline-Modus

Standardmässig brauchen Sie für Gmail immer eine aktive Internetverbindung. Doch die Software lässt sich auch offline nutzen. So stellen Sie das ein:

• Öffnen Sie Gmail im Webbrowser (nicht im Inkognito-Modus).

• Gehen Sie zu Einstellungen/Alle Einstellungen aufrufen/Offline.

• Setzen Sie nun einen Haken bei der Option Offline-E-Mail aktivieren.

• Wählen Sie beispielsweise E-Mails der letzten 30 Tage und aktivieren Sie Anhänge herunterladen, Bild 6.

• Bei Sicherheit greifen Sie zu Offline-Daten auf dem Computer speichern (Achtung: Das empfiehlt sich nur bei privaten PCs), ansonsten wählen Sie die Option Offlinedaten vom Computer entfernen.

• Klicken Sie auf Änderungen speichern.

9. Tastaturkürzel

Wenn Sie viele E-Mails bearbeiten, sind Shortcuts der grösste Zeitgewinn. Anfangs fühlt es sich zwar ungewohnt an, aber nach zwei Tagen wollen Sie nicht mehr zurück. So gehts:

• Gehen Sie zu Sie Einstellungen/Alle Einstellungen aufrufen/Allgemein.

• Bei Tastenkürzel stellen Sie auf An und wählen Änderungen speichern.

Die wichtigsten Kürzel:

• c = neue Mail

• e = archivieren

• # = löschen

• r = antworten

• / = Cursor in die Suche

Tipp: Drücken Sie in Gmail Shift+? für die komplette Übersicht der Kürzel.

10. Vertraulicher Modus

Sie verschicken per E-Mail sensible Inhalte? Dann können Sie diese mit einem Ablauf­datum versehen und sogar mit einem Code schützen. Der Empfänger erhält also per SMS den Zugangscode, mit dem er Ihre Nachricht öffnen kann.

Achtung: Diese Funktion ist kein Ersatz für eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Zudem kann der Empfänger Inhalte trotzdem abfotografieren. So gehts:

• Schreiben Sie eine neue E-Mail.

• Klicken Sie unten in der Leiste auf das Schloss mit Uhr.

• Setzen Sie ein Ablaufdatum (beispielsweise 1 Woche).

• Wählen Sie bei Sicherheitscode erforderlich die Option SMS-Sicherheitscode oder Kein SMS-Sicherheitscode, Bild 7.

• Klicken Sie auf Speichern und senden Sie die Nachricht.

Hinweis: Google verschickt nur einen SMS-Code für den Zugriff auf die E-Mail, wenn der Empfänger auch Gmail als Mailprogramm nutzt. Ansonsten wird der Code in einer separaten E-Mail zugestellt.

11. Übersetzung

Bild 8: Fremdsprachige E-Mails lassen sich mit Gmail ganz einfach übersetzen
© PCtipp.ch

Fremdsprachige E-Mails lassen sich direkt in Gmail übersetzen. Aber Achtung: Bei Verträgen oder anderen heiklen Details gilt: Eine Gmail-Übersetzung ist hilfreich, aber nicht immer juristisch präzise.

• Öffnen Sie die fremdsprachige E-Mail.

• Klicken Sie oben rechts in der E-Mail auf die Drei Punkte.

• Wählen Sie übersetzen, Bild 8.

• Bestimmen Sie bei Bedarf die Zielsprache (etwa Deutsch).

• Nutzen Sie Original anzeigen, um auf die Ausgangssprache zurückzuschalten.

12. Erinnerungen

Manchmal kann es passieren, dass man vergisst, auf eine E-Mail zu antworten. In diesem Fall kann Gmail Sie unterstützen. Die Software stupst Sie an: «Wollen Sie darauf antworten?» oder «Wollen Sie nachfassen?». So stellen Sie das ein:

• Navigieren Sie zu Einstellungen/Alle Einstellungen aufrufen.

• Öffnen Sie den Reiter Allgemein.

• Suchen Sie nun den Bereich Automatische Erinnerungen.

• Aktivieren Sie E-Mails für Beantwortung vorschlagen und E-Mails für Abklärung vorschlagen, Bild 9.

• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.

13. Text-Werkzeugleiste

Standardmässig wird die Werkzeugleiste beim Öffnen einer E-Mail mit Symbolen dargestellt. Wenn Sie keine Symbole mögen, ist es auch möglich, die Werkzeugleiste als Textschaltflächen darzustellen, Bild 10.

• Gehen Sie zu Einstellungen/Alle Einstellungen aufrufen/Allgemein.

• Scrollen Sie zu Schaltflächenbeschriftung.

• Wählen Sie Text statt Symbole.

• Schliessen Sie mit Änderungen speichern ab.

14. Kategorien abschalten

Wenn Sie die Tabs wie Werbung, Soziale Netzwerke oder Foren in Gmail nerven, können Sie diese ganz einfach abschalten und haben damit wieder einen «klassischen» Posteingang. So setzen Sie dies um:

• Navigieren Sie zur Option Einstellungen/Alle Einstellungen aufrufen.

• Öffnen Sie den Reiter Labels.

• Im Bereich Kategorien deaktivieren wählen Sie beispielsweise Werbung, Soziale Netzwerke und Foren, Bild 11.

• Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.