Namen in Word aus vorgegebener Liste auswählen

Sie können eine abrufbare Liste sehr leicht als Dropdownfeld in Word erstellen. Speichern Sie die Vorlage als Formular. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass niemand das Formular verändern kann, wenn Sie es geschützt haben.

Um dieses Formular zu erstellen, aktivieren Sie zuerst die Symbolleiste "Formular" über einen Klick mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich Ihres Word-Bildschirms. Auf der dann erscheinenden Liste der Symbolleisten klicken Sie auf "Formular".

Nun klicken Sie an die Stelle Ihres Dokumentes, an der später die Liste mit den Namen Ihrer Kolleginnen herunterklappen soll. Es muss nicht exakt der richtige Ort sein. Sie können das Feld auch später noch an einen anderen Ort verschieben.

Auf der Symbolleiste "Formular" finden Sie das Symbol "Dropdown-Formularfeld". Klicken Sie darauf.

An der Stelle, an der sich zuvor Ihr Cursor befand, erscheint jetzt ein grau hinterlegtes Feld.

Klicken Sie mit der rechten Maustauste auf dieses Feld und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Eigenschaften".

Nun erscheint ein Eingabefenster "Optionenen für Dropdown-Formularfelder". Ihr Cursor befindet sich links oben in dem Feld "Dropdownelement:". In dieses Feld geben Sie nun den ersten Namen einer Kollegin ein.

Klicken Sie dann auf den Knopf "Hinzufügen", der sich unter diesem Feld befindet. Sofort wird der Name Ihrer Kollegin in das Feld "Elemente in Dropdown-Liste:" rechts davon übernommen.

Geben Sie auf dieselbe Art die Namen aller Ihrer Kolleginnen nacheinander ein, bis die Liste vollständig ist.

Die Liste ist nicht endgültig. Sie können jederzeit über den Knopf "Entfernen" Namen aus der Liste löschen, Namen ändern oder neue Namen hinzufügen.

Wenn Sie alle Namen in die Liste aufgenommen haben, bestätigen Sie durch "OK".

Bevor Sie das Formular und die Liste benutzen können, müssen Sie es schützen. Klicken Sie dazu auf das Symbol "Formular schützen" (dargestellt durch ein kleines Schloss). Sobald das Formular geschützt ist, ist es benutzbar. Nun erscheint ein kleiner Listenpfeil rechts im Feld mit dem Namen Ihrer zuerst in die Liste eingetragenen Kollegin. Klicken Sie auf den Pfeil, klappt die Liste aller Ihrer Kolleginnen herunter und Sie können die richtige auswählen.

Wenn die Reihenfolge in der Liste geändert werden soll, weil ein anderes Element als Standard zuerst im Feld angezeigt werden soll, heben Sie den Formularschutz wieder auf, indem Sie auf das Symbol mit dem Schloss klicken, und klicken dann erneut mit der rechten Maustaste auf das Feld.

Wählen Sie wieder "Eigenschaften" und verwenden Sie die "Verschieben"-Pfeile, um das am häufigsten verwendete Element an die erste Stelle zu verschieben.