Outlook: Gesendete Mails landen nicht immer im gleichen Ordner

Sie bearbeiten Ihre Mails vielleicht inzwischen auch auf verschiedenen Geräten: auf einem Smartphone, einem Tablet, auf einem oder zwei PCs. Dann haben Sie sich vermutlich auch für das E-Mail-Protokoll IMAP entschieden, denn damit bleiben die Mails auf dem Server. Sie haben auf allen Geräten stets den aktuellen Stand, sowohl bei den erhaltenen als auch bei den verschickten Mails.

Wenn Sie verschiedene Geräte benutzen, fällt Ihnen wahrscheinlich früher oder später auf, dass diese die Mails in verschiedenen Ordnern ablegen. Die eingegangenen Mails landen meistens noch korrekt überall im Posteingang. Aber wenn Sie eine Mail verschicken, legt das eine Gerät sie im Ordner «Sent» ab und ein anderes in «Sent Items» und ein drittes Gerät vielleicht gar in einem weiteren, ähnlich lautenden Ordner.

Wieso ist das so? Bei IMAP liegen die Mails auf dem Server, und zwar in jener Ordnerstruktur, die der Mailprovider dort erstellt hat. Ein lokales Mailprogramm wie z.B. Outlook oder Thunderbird kann jedoch der Meinung sein, dass es eine gesendete Mail nicht in den Ordner namens «Sent», sondern vielleicht in einen mit Namen «Gesendet» oder «Sent Items» ablegen möchte. Jeder Software- oder Gerätehersteller hat da wieder seine eigenen Vorlieben. Immerhin synchronisieren die IMAP-fähigen Programme die Ordner relativ brav zwischen Gerät und Server, sodass unterm Strich die Daten überall komplett vorliegen sollten.

Aber das ist der Grund, warum auf dem Server mehrere Ordner für denselben Zweck entstehen. Das kann auch z.B. beim Spam-Ordner passieren, wenn der Provider hierfür einen Ordner namens «Spam» nimmt und das Mailprogramm diese aber in «Junk» ablegt. Oder «Trash», der andernorts «Gelöscht» oder «Gelöschte Objekte» heisst.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ordner haben. Wir zeigen es am Beispiel von Outlook 2016; es sollte aber in Outlook 2010 und 2013 etwa gleich funktionieren: Klicken Sie in Outlook mit Rechts auf den Ordner «Posteingang» und öffnen Sie im Kontextmenü den Befehl IMAP-Ordner.

Klicken Sie oben auf Abfrage, um die Ordneranzeige zu aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass alle Ordner abonniert sind; das sehen Sie am gelben Ordnersymbol. Wenn nicht, klicken Sie einen Ordner an und anschliessend auf Abonnieren.

Damit Sie auch Ordner sehen, die allenfalls vom Server nachträglich erstellt werden, deaktivieren Sie diese Option: «Bei der Hierarchieanzeige in Outlook nur abonnierte Ordner anzeigen». Klicken Sie wieder auf Abfrage (oder Aktualisieren) und auf OK. Dann sollten links unterhalb des Posteingangs die möglichen Ordner zumindest mal erscheinen. Damit übersehen Sie hoffentlich keine Ordner mehr, die wichtige Mails enthalten könnten.

Nun bleibt aber ein Problem: In einem guten Mailprogramm müsste man eigentlich die Ordner zuweisen können. Etwa in Mozilla Thunderbird ist es eine Selbstverständlichkeit, dass man für jedes Mailkonto festlegen kann, in welchem der verschiedenen «Sent»-Ordner die gesendeten Mails landen sollen. Das war in Outlook 2007 sogar noch möglich (siehe diesen MS-KB-Artikel). Seit Outlook 2010 ist diese wichtige Einstellungsmöglichkeit aber leider verschwunden. Ausgerechnet jetzt, da doch immer mehr Anwender IMAP verwenden. 

Hier noch ein Artikel auf einem Mailportal, das sich ebenfalls mit Outlook und IMAP herumschlägt. Da wird empfohlen, die entsprechenden Einstellungen auf dem Server zu suchen, also nach dem Login ins Mailkonto via Webbrowser. Es helfe häufig, die Einstellung des Wurzelverzeichnisses kurzzeitig umzustellen. (PCtipp-Forum)