Praxis: Welches Word-Format verwenden?

Word 2007 und 2010 kennen über 15 Möglichkeiten, um Dokumente zu speichern. Im Alltag spielen jedoch nur wenige Dateitypen eine Rolle – was die Sache für den Anwender einfacher macht. Im Folgenden zeigen wir die sechs wichtigsten Formate, die sich für fast jeden Zweck bewähren.

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DOC

Die Endung .doc begleitet Computeranwender seit fast einem Jahrzehnt. Sie kennzeichnet nicht nur Word-Dokumente, sondern gibt dem Benutzer auch das gute Gefühl, dass er mit dieser Datei etwas anfangen kann. Eine DOC-Datei wird gleichermassen von Word 2010 als auch vom uralten Word 97 verstanden. Viele Anwender möchten sich um das Format keine Gedanken machen und die Dateien so speichern, wie sie es seit Jahren tun. Mit DOC ist das kein Problem.

Um eine einzelne Datei im DOC-Format zu sichern, wählen Sie beim Speichern unter «Dateityp» die Option Word 97-2003-Dokument (Bild1, Punkt A). Sie können das Format auch zum Standard erklären: Öffnen Sie dazu das Office-Menü links oben und klicken Sie auf Word-Optionen (in Word 2010: Datei/Optionen). Gehen Sie in der linken Spalte zum Eintrag Speichern und wählen Sie auf der rechten Seite ganz oben das DOC-Format im Einblendmenü aus (Bild 2).

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DOCX, die Wachablösung

Das Format DOCX ist das Resultat von Microsofts Bemühungen, das betagte DOC zu entstauben und zu modernisieren. Das neue Format basiert auf der Dokumentensprache XML, die besser strukturierte Dateien ermöglicht und damit auch den Datenaustausch mit anderen Systemen erleichtert. Darüber hinaus lassen sich Dokumente nach einem Absturz einfacher rekonstruieren, sodass sich für den Anwender ein echter Mehrwert bietet.

DOCX wird im Sichern-Dialog von Word 2007/2010 automatisch gewählt (Bild 1, Punkt B). Es sei denn, die Einstellungen wurden wie vorhin beschrieben geändert.

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PDF, das Universelle

Word 2007 und 2010 speichern die Dateien auch als PDF, und zwar direkt aus dem Sichern-Dialog (Bild 1, Punkt C). PDF-Dokumente sind allgegenwärtig. Nahezu jeder PC kann sie öffnen, den kostenlosen Adobe Reader oder einen anderen PDF-Anzeiger vorausgesetzt. Den Adobe Reader laden Sie hier gratis herunter.

PDF-Dateien enthalten nicht nur Texte und Bilder, sondern auch Schriften oder Angaben zum Layout. Eine PDF-Datei sieht auf jedem Computer gleich aus, und zwar genau so, wie es der Verfasser beabsichtigte. PDF-Dokumente bieten aber auch zusätzlichen Schutz: Der Inhalt kann nur mit spezieller Software verändert werden. Im Gegensatz zu einer Word-Datei ist es also nicht möglich, das Dokument rasch aufzumachen, zu verändern und wieder abzuspeichern.

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RTF, der Dinosaurier

Das Rich-Text-Format (kurz RTF) wurde 1987 von Microsoft eingeführt (Bild 1, Punkt D). Es speichert ausser Text ebenfalls einfache Formatierungen wie zum Beispiel «fett» oder unterschiedliche Schriftgrössen.

Der Haken an RTF: Das Layout oder die Schriftdarstellung können auf einem anderen Computer völlig anders aussehen.

Trotzdem sollte man RTF kennen, weil das Format von ziemlich jeder Textverarbeitung auf diesem Planeten verstanden wird. RTF transportiert Texte zuverlässig zwischen den verschiedenen Computern und Software-Paketen. Kurz: Dieses Format eignet sich für einfach formatierte Texte, die von einer anderen Anwendung als Word weiterverarbeitet werden sollen.

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TXT, das Simple

Das Format «Nur Text» (Bild 1, Punkt E) ist so alt, dass es nach Lochkarten müffelt. Genau genommen handelt es sich hier noch nicht einmal um ein Format, sondern einfach um eine Datei mit nacktem Text. Die Dokumente enthalten Zeichen sowie Absatzmarken – mehr nicht. Es gibt keine Einzüge, keine Schriftarten und erst recht keine Grafiken. Das «Nur Text»-Format hat aber auch heute noch seine Berechtigung: Manchmal bekommt man Word-Dateien, die so katastrophal aufgebaut sind, dass man mit der Formatierung am liebsten von vorne beginnen würde. Kein Problem: Sobald die Datei als «Nur Text» gespeichert wird, gehen sämtliche Formatierungen im Dokument verloren (Bild 3).

Vielleicht soll auch ein Text in eine Datenbank importiert werden: Diese verweigert oft den Dienst, wenn ausser der eigentlichen Information zusätzlich Formatierungsanweisungen mitgeliefert werden. Mit dem «Nur Text»-Format wird diese Hürde elegant genommen.

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ODF, das offene

Das OpenDocument-Format wird von Open-Source-Software verwendet (Bild 4). Wer oft Dokumente mit Anwendern austauscht, die Programme wie OpenOffice.org (neu LibreOffice) oder StarOffice einsetzen, wählt am besten das OpenDocument-Format (Bild 1, Punkt F).