Word/Excel: Absätze und Zeilen superschnell umplatzieren

In Word und Excel ist nichts in Stein gemeisselt. Nun stellen Sie beim Überarbeiten vielleicht fest, dass Sie ein paar Textabsätze oder Excel-Zeilen umsortieren wollen. Das geht am schnellsten mit diesen Tipps.

Geheimes Tastenkürzel in Word: Pflanzen Sie den Cursor in den zu verschiebenden Absatz. Drücken und halten Sie die linken Alt- und Shift-Tasten (DE: Alt und Umschalt). Mit der rechten Hand benutzen Sie nun zum Verschieben des Absatzes einfach die Pfeiltasten (Auf- und Abwärtstasten).

Das ist doch viel exakter als per Maus und weniger umständlich als via Ausschneiden und Einfügen (Ctrl+X und Ctrl+V).

Wird zu viel oder zu wenig verschoben? Textabsätze in Word enden jeweils mit der Absatzmarke, die automatisch entsteht, wenn Sie Enter drücken. Soll innerhalb eines Absatzes ein Zeilenwechsel erfolgen, drücken und halten Sie Shift (Umschalt) und drücken Sie Enter. Den Unterschied sehen Sie, wenn Sie in Word im Reiter Start im Bereich Absatz aufs Symbol Alle anzeigen klicken. Falls mit dem obigen Trick zu viel verschoben wird, markieren Sie den Absatz probehalber per Dreifachklick. Dann sehen Sie, was nach Words Ansicht alles zum selben Absatz gehört. 

Ist Ihr Text ein Glossar? Sofern die einzelnen Absätze mit dem Stichwort beginnen und allfällige Zeilenwechsel innerhalb des Stichworts korrekt mit Shift+Enter (Umschalt+Eingabe) eingepflegt sind, können Sie die Absätze auch automatisch nach Alphabet sortieren. Markieren Sie den Text und benutzen Sie bei Start/Absatz das Sortieren A-Z-Icon. 

In Excel ist das Sortieren schon Teil des Konzepts. Normal ginge es so: Klicken Sie in eine Spalte, wechseln Sie zum Reiter Daten und klicken Sie auf Sortieren. Sofort werden die Zeilen nach dieser Spalte sortiert und der Spaltentitel bleibt oben stehen. Aber nicht immer ist das alphabetische oder numerische Sortieren gefragt. Wie sortiert man Excel-Zeilen von Hand anders ein? 

Geheimtrickli: Speichern Sie die Datei zuerst sicherheitshalber. Markieren Sie die Zeile durch Klick aufs Feld mit der Zeilennummer am Zeilenanfang. Fahren Sie mit der Maus auf den Rand der nun markierten Zeile, bis sich der Mauspfeil in ein Pfeilkreuz verwandelt. Jetzt drücken und halten Sie die Shift-Taste (Umschalt-Taste) und ziehen Sie die Zeile per Maus an den gewünschten Ort. Dank der Shift-Taste ist es nicht nötig, dass Sie am Zielort vorher eine leere Zeile einfügen.

Sortieren nach Monat: Die Monate sind nicht alphabetisch. A wie April kommt im Alphabet zuerst, im Kalender aber erst an vierter Stelle. Sie können aber nach bestehenden Listen sortieren. Klicken Sie in die Spalte, in der die Monate stehen. Benutzen Sie unter Daten bei Sortieren und Filtern die grosse Sortieren-Schaltfläche. In der hinteren Spalte wählen Sie die Reihenfolge und greifen zu Benutzerdefinierte Liste. Die Monate und Wochentage sind hier bereits in verschiedenen Versionen vorhanden.

Wählen Sie die gewünschte Liste aus. Falls die Liste mit den zu sortierenden Einträgen noch fehlt, klicken Sie auf Neue Liste und tragen im grossen Feld die Listeneinträge ein. Klicken Sie auf Hinzufügen und sortieren Sie die Daten nach Ihrer soeben erstellten Liste.