Tipps & Tricks
Duplikate einer Excel-Adressliste anzeigen
Sie haben Ihre Tabelle bereits nach Name, Vorname und Strasse sortiert. Im folgenden Beispiel kann man die Duplikate bereits erkennen (hier rot markiert). Verständlicherweise ist dies jedoch bei 2000 Zeilen nicht ganz genauso einfach.
Mit dem Spezialfilter blenden Sie Duplikate aus. Da Sie die Einträge aus mehreren Spalten gleichzeitig überprüfen möchten, wird es etwas komplizierter. Fügen Sie oberhalb der Tabelle 3 Zeilen ein und kopieren Sie die Überschriften, deren Spalten Sie überprüfen möchten, in die erste Zeile.
Setzen Sie den Cursor jetzt wieder in den Tabellenbereich und rufen Sie über das Menü DATEN/FILTER den "Spezialfilter" auf. Normalerweise wird jetzt der Listenbereich (die Tabelle) automatisch erkannt. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie in die entsprechende Zeile im Spezialfilter und markieren dann ihre Tabelle. Achten Sie vor allem darauf, dass die ganze Tabelle erkannt wird. Falls irgendwo eine leere Spalte oder Zeile vorhanden sein sollte, könnte ein ziemliches Durcheinander entstehen.
Als Kriterienbereich geben Sie die kopierten Überschriften plus die leeren Zellen darunter an. Sie können ebenfalls in die Zeile im Spezialfilter klicken und den Bereich mit der Maus markieren. Zum Schluss kommt nun das Wichtigste: Klicken Sie die Option "keine Duplikate" an.
Nach einem Klick auf OK werden nun die Daten überprüft. Von allen Zeilen die gemäss den Kriterien mehrfach vorhanden sind, wird nur die erste Zeile weiterhin eingeblendet. Alle anderen werden ausgeblendet.
Soweit so gut. Nun haben Sie alle Duplikate ausgeblendet. Da Sie jedoch die Duplikate sichtbar machen wollten, vermutlich um sie ein letztes Mal zu überprüfen, bevor Sie sie löschen, müssen wir einen weiteren Schritt in Kauf nehmen.
Fügen Sie eine leere Spalte vor der Tabelle ein, während dessen der Spezialfilter aktiv ist. In die Titelzeile schreiben Sie ein X. Markieren Sie das x und ziehen Sie es bis ganz hinunter zur letzten Zeile der Tabelle.
Nun klicken Sie erneut in den Datenbereich und wählen im Menü DATEN/FILTER den "Autofilter" aus. Erstens wird damit der Spezialfilter aufgehoben und zweitens können Sie jetzt in der ersten Spalte (die mit dem x), den Autofilter ausklappen und "leere" auswählen, um alle ausgeblendeten Datensätze anzuzeigen.
Sie sehen nun alle Zeilen, die als Duplikate identifiziert wurden (Übereinstimmung in Name, Vorname und Strasse) und können diese nun löschen oder bearbeiten.
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