Serienmail mit Anlage versenden

Outlook selbst bietet keine Möglichkeit, Serienmails mit Anhang zu versenden. Es gibt jedoch ein Makro, das diese Funktion erfüllt [1]. Das ist jedoch vor allem für Laien eine recht komplizierte Sache. Sie können es auch mit einem Add-in versuchen, das Outlook um einige Funktionen für Serienmails erweitert und auch das Anfügen von Anhängen möglich macht - "eMailMerge 4 Outlook" [2] wäre ein Beispiel dafür.

Wenn Sie jedoch häufiger Serienmails oder auch Newsletter verschicken, dann empfielt sich die Anschaffung eines Newslettermailers, eines separaten Programms also, das auf den Massenversand von E-Mails spezialisiert ist. Hier sei einmal eine kleine Auswahl der angebotenen Programme aufgelistet.

Am billigsten ist der "Newslettermailer Pro" [3] für 10 EUR - ist einfach und bietet alles, was ein simpler Newsletter-Versand braucht. Sogar das Eintragen in die Datenbank kann mit einem PHP-Zusatz automatisiert werden. Ein direkter Import von Outlook-Kontakten ist jedoch nicht möglich (die E-Mail-Adressen müssen als reine Textdatei abgespeichert werden und können dann im Newslettermailer Pro eingelesen werden).

"Newsmail" [4] kann auch personalisierte Mails erstellen und verfügt bereits über eine einfache E-Mail-Statistik.

Etwas teurer, dafür wesentlich umfangreicher in den Funktionen ist der "SuperMailer" [5]. Er kann personalisierte E-Mails erstellen, unterstützt das Double-Opt-In-Verfahren für die Anmeldung der Kunden am Newsletter, kann vor dem Senden die E-Mail auf Spam-Merkmale hin untersuchen (ob Ihr Newsletter in den Spamfiltern hängenbleiben würde oder nicht), bietet detaillierte Auswertungsmöglichkeiten über den Erfolg des Newsletters (Öffnungsstatistiken der E-Mails, Zählung von Klicks auf Hyperlinks) und noch vieles andere mehr.

Für den richtig professionellen Versand von Newslettern müssen Sie noch tiefer in die Tasche greifen, erhalten jedoch dafür Software, die mit noch vielfältigeren Funktionen für den Massenversand aufwartet: "delight email" [6] einer Schweizer Firma verfügt über einen eigenen Mailserver, so dass Sie nicht mit den Beschränkungen der SMTP-Server Ihres Providers leben müssen. Das Personalisieren von E-Mails mit Makros ist möglich, Sie können personalisierte Dateianhänge verwenden, es gibt einen Zeitplaner und eine Versandstaffelung für eine optimierte Versandleistung.

"MailOut" gibt es in drei verschiedenen Versionen, wobei "MailOut Enterprise" [7] eine beliebige Datenbankstruktur und das freie Konfigurieren der Datenbankfelder zulässt. Unterstützt wird die Anbindung an gängige Datenbanken in Excel, Access usw.

Der "BulkMailer Professional" [8] wartet ebenfalls mit allen Funktionen auf, die ein professioneller Newslettermailer haben muss, die Oberfläche ist komfortabel und die Bedienung recht einfach. Sie können Adressen aus nahezu allen erdenklichen Dankbankformaten importieren oder den BulkMailer einfach an eine bestehende Datenbank anbinden. Das dynamische Einbinden von Datenbankfeldern in den Mailtext ist ebenfalls möglich.

Hinweis: Welches Tool Sie für den Versand Ihres Newsletters auch immer benutzen: Gehen Sie mit dem Adressmaterial vorsichtig um und überlegen Sie genau, an wen Sie Ihre Massenmails schicken. Lesen Sie hierzu den Artikel "Bin ich ein Spammer?" aus dem PCtipp 10/2003. Sie finden den Artikel auch als PDF-Datei im PCtipp-Archiv [9].