Verteilerliste in Outlook mit Excel-Adressen

In der Tat wäre es am sinnvollsten, wenn Sie Ihre Adressen direkt als Kontakte in Outlook speichern würden. Die Übernahme Ihrer schon vorhandenen Adressen aus Excel in Outlook ist einfach.

1. Schliessen Sie die Excel-Arbeitsmappe mit den Listen der Namen und Adressen, die Sie hinzufügen möchten.

2. Starten Sie Outlook.

3. Klicken Sie im Menü "Datei" auf "Importieren/Exportieren".

4. Klicken Sie auf "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien".

5. Folgen Sie den Anweisungen im "Import/Export-Assistenten".

In Zukunft sollten Sie neue Adressen bzw. Kontakte gleich in Outlook erfassen. Sollten Sie später einmal wieder eine Excel-Liste Ihrer Kontakte benötigen, lässt diese sich leicht aus Outlook erstellen.

Sobald Sie Ihre Daten im "Kontakte"-Ordner von Outlook importiert haben, erstellen Sie aus diesen Kontakten eine Verteilerliste, und mittels dieser Liste können Sie dann Mails an alle Kontakte aus dieser Liste auf einmal verschicken.

Um eine solche Liste in Outlook zu erstellen, gehen Sie folgendermassen vor:

1. Zeigen Sie im Menü "Datei" auf "Neu", und klicken Sie auf "Verteilerliste".

2. Geben Sie im Feld "Name" einen Namen ein.

Die Verteilerliste wird nun unter dem von Ihnen angegebenen Namen im Kontakteordner gespeichert.

3. Klicken Sie auf den Knopf "Mitglieder auswählen".

4. Wählen Sie in der sich nun öffnenden Namensliste den Namen des Mitgliedes aus, das Sie in die Verteilerliste aufnehmen möchten, und klicken Sie auf den Knopf "Hinzufügen".

Hinweis: Sie können mittels der bekannten Tastenkombinationen (CTRL+Mausklick bzw. SHIFT+Mausklick) auch mehrere Mitglieder auf einmal auswählen und danach in einem einzigen Vorgang der Liste hinzufügen.

5. Wenn Sie die Liste fertiggestellt haben, bestätigen Sie mit "OK".

Nun erscheinen die Namen der Mitglieder der Liste geordnet auf Ihrem Bildschirm. Sie können auch später noch neue Mitglieder dieser Liste hinzufügen oder einzelne Mitglieder aus dieser Liste löschen. Es sind jederzeit Änderungen möglich.

Wenn Sie für die Verteilerliste eine längere Beschreibung eingeben möchten, klicken Sie hier auf die Registerkarte "Notizen" und geben den Text ein.

Wenn Sie alle gewünschten Auswahlen und Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf "Speichern und schließen".

Nun können Sie das nächste Mal, wenn Sie eine Mail verschicken wollen, die Verteilerliste im Feld für den Empfänger eintragen, und automatisch wird die Mail an alle Mitglieder der Liste gesendet.