Word: AutoTexte gemeinsam im Netzwerk nutzen

Lösung: Standardfloskeln, Adressblöcke, die kurze Aufstellung der Öffnungszeiten oder die Hotline-Nummern - solche wiederkehrenden Informationen mag man in Word ungern immer wieder neu von Hand eintippen. Da bietet es sich an, diese Infos ein für allemal in einen Schnellbaustein zu packen, den Sie bei Bedarf abrufen. 

Wenn mehrere Personen dieselben Bausteine benötigen, stellen Sie sie sogar in Ihrem lokalen Firmennetz auf ein Serverlaufwerk. So haben alle etwas davon.

Erstellen Sie zuerst all Ihre benötigten Schnellbausteine. Tippen Sie den Text ein, formatieren Sie ihn wunschgemäss, markieren Sie ihn und bugsieren Sie ihn in den Katalog: ab in Word 2007 via Reiter Einfügen, gefolgt von Schnellbausteine/Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Wiederholen Sie dies mit allen Bausteinen, die Sie brauchen. Schliessen Sie Word und bestätigen Sie die Rückfrage, ob Sie die Änderungen in den Bausteinen behalten wollen, mit Speichern.

Besuchen Sie per Windows Explorer den Ordner, in welchem Ihre Datei «Building Blocks.dotx» liegt. Sie können auch lokal danach suchen oder via Start/Ausführen und Eintippen von %appdata% den Weg dorthin etwas abkürzen. Es ist unter aktuellen Windows-Versionen je nach Office-Version einer dieser Ordner, wovon Sie üblicherweise nur einen finden:

C:\Users\IhrName\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\

oder dieser:

C:\Users\IhrName\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\14\

oder dieser:

C:\Users\IhrName\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\15\

Sollten mehrere Ordner mit einer Datei «Building Blocks.dotx» vorhanden sein, ist es die Datei mit dem neusten Speicherdatum. Kopieren Sie die Datei auf den Server - in einen Ordner, der für Ihre Kolleginnen und Kollegen ebenfalls zugänglich ist. Unser Beispielordner heisst Q:\Gaby\NurZumTesten\.

Auf allen PCs, die diese Bausteine verwenden sollen, erstellen Sie jetzt einen neuen Eintrag in der Windows-Registry. Starten Sie den Registry-Editor, indem Sie Windowstaste+R drücken, regedit eintippen und Enter drücken. Seien Sie hier bitte vorsichtig. Je nach Office-Version navigieren Sie zum folgenden Zweig:

Office 2013:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\General

Office 2010:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\General

Office 2007:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\General

Klicken Sie den Zweig in der linken Spalte an, damit Sie im rechten Fensterteil seinen Inhalt sehen. Falls der Eintrag namens «SharedDocumentParts» schon besteht, doppelklicken Sie ihn. Meistens fehlt der Eintag; darum erstellen Sie ihn: Klicken Sie im rechten Teil mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle und wählen Sie Neu/Zeichenfolge. Für den Namen tippen Sie SharedDocumentParts (ohne Leerzeichen) ein. Für den Wert geben Sie den Netzlaufwerk-Pfad an, unter dem Sie die Datei «Building Blocks.dotx» abgelegt haben, z.B. Q:\Gaby\NurZumTesten. Es funktionieren übrigens auch UNC-Netzwerkpfade wie beispielsweise \\Server1\Public\Bausteine.

Wichtig ist hierbei, dass Sie nur den Pfad und Ordnernamen angeben - und nicht den Namen der Datei. Word findet diese nach dem PC-Neustart automatisch und wird diese fortan allen Benutzern zusätzlich zu den lokal gespeicherten Bausteinen anbieten.